BEASISWA UNGGULAN UNIVERSITAS AL AZHAR INDONESIA TAHUN AKADEMIK 2005-2006
Universitas Al Azhar, Jakarta memberikan beasiswa bagi calon mahasiswa S1 Teknik. ... [selengkapnya LIHAT DI http://www.uai.ac.id ATAU
http://www.indocommit.com/indexpage.html?menu=67&idnews=15 ]
Beasiswa S3 The Habibie Center
Yayasan Sumber Daya Manusia dalam Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (Yayasan SDM-IPTEK) didirikan oleh Prof. Dr.-Ing. B.J. Habibie (mantan presiden RI) pada tahun 1997. Badan pengurus yayasan ini diketuai oleh Prof. Dr. Ing. Wardiman Djojonegoro, mantan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan, ... [selengkapnya LIHAT DI www.habibiecenter.or.id ATAU http://www.indocommit.com/indexpage.html?menu=67&idnews=14]
Beasiswa PhD Ilmu Komputer
Universitas di Greenwich London UK, menawarkan sejumlah beasiswa PhD selama 3 tahun dalam bidang finite element analysis,computational fluid dynamics, optimization dan reliability modelling ... [selengkapnya LIHAT DI http://msp.cms.gre.ac.uk/ ATAU http://www.indocommit.com/indexpage.html?menu=67&idnews=13]
THE THIRD WORLD NETWORK OF SCIENTIFIC ORGANIZATIONS (TWNSO)
THE THIRD WORLD NETWORK OF SCIENTIFIC ORGANIZATIONS (TWNSO) ... [selengkapnya LIHAT DI http://www.indocommit.com/indexpage.html?menu=67&idnews=12]
International University of Japan
The International University of Japan (IUJ) didirikan pada tahun 1982 dengan dukungan yang besar dari perusahaan/industri, lembaga keuangan dan perhimpunan pendidikan Jepang, serta dari masyarakat local Urasa yang berlokasi di Niigata, Jepang. IUJ menawarkan dua program tingkat pascasarjana, yaitu The Graduate School of International Relations (GSIR) dan the Graduate School of Intermational Management (GSIM). ... [selengkapnya]
Wesleyan Freeman ASIAN Scholars Program
Beasiswa ini ditawarkan setiap tahun kepada siswa Indonesia yang berprestasi sangat tinggi untuk belajar di program Sarjana di Wesleyan University pada segala jurusan; untuk mendapatkan gelar Bachelor of Arts. ... [selengkapnya]
New Zealand’s International Aid & Development Agency (NZAID)
Setiap tahun NZAID menyediakan program beasiswa bagi para sarjana untuk mengikuti pendidikan di New Zealand. Beasiswa ini terbuka bagi para sarjana dari negara berkembang untuk belajar di bidang yang berhubungan dengan perkembangan negaranya. ... [selengkapnya]
Panasonic Scholarship 2006
Beasiswa Panasonic 2006 dibidang sains, teknik dan teknologi informasi di perguruan tinggi Jepang. ... [selengkapnya]
Singapore Technologies International Scholarship
Beasiswa Internasional Singapore Technologies terbuka bagi semua negara. Beasiswa ini diikuti oleh mahasiswa sarjana dari universitas terkenal di bidang teknik, teknologi informasi, ekonomi, hukum dan ilmu sains. ... [selengkapnya]
Magister Teknologi Informasi (MTI) UGM Studentship
Program Magister Teknologi Informasi (MTI) UGM menawarkan bantuan finansial melalui program studentship bagi para calon mahasiswa terpilih yang memiliki outstanding knowledge dan/atau skill dan bermotivasi besar untuk berkontribusi dalam pengembangan teknologi informasi di Indonesia pada umumnya. ... [selengkapnya]
Index > Karir > Beasiswa
Beasiswa Monbukagakusho 2006 Program Research Student (S2 & S3) Goverment to Goverment
Beasiswa Monbukagakusho 2006 Program Research Student (S2 & S3) Goverment to Goverment
... [selengkapnya LIHAT DI http://www.indocommit.com/indexpage.html?menu=67&idnews=6]
Beasiswa ASEA UNINET 2005
Dalam rangka program kerjasama antar-universitas ASEAN dengan universitas di beberapa negara Uni Eropa (ASEAN-European University Network), Dewan Pengembangan Riset dan Teknologi Austria menyediakan dana beasiswa untuk beberapa program.
... [selengkapnya LIHAT DI http://www.indocommit.com/indexpage.html?menu=67&idnews=5 ]
Deutscher Akademischer Austausch Dienst (DAAD) German Academic Exchange Services
DAAD menyediakan beasiswa belajar untuk lulusan perguruan tinggi di Indonesia dari berbagai disiplin ilmu. Beasiswa ini terbuka bagi staf pengajar pemula yang berkualitas dari universitas negeri dan swasta dan peneliti dari institusi penelitian atau lulusan S1 IKIP dari berbagai bidang studi yang memiliki pengalaman mengajar atau penelitian.
... [selengkapnya LIHAT DI http://www.indocommit.com/indexpage.html?menu=67&idnews=3 ]
Kamis, 06 Desember 2007
Rabu, 05 Desember 2007
USER EDUCATION
USER EDUCATION :
PERUBAHAN PRILAKU DAN KOMPETENSI INFORMASI
BAGI PARA PENGGUNA PERPUSTAKAAN MADRASAH ALIYAH
Oleh:
Ade Abdul Hak*
A. Latar Belakang
Perpustakaan merupakan unit yang mempunyai peran strategis dalam mendukung kegiatan pendidikan, termasuk di dalamnya bagi madrasah adalah sebagai salah satu unit penunjang kegiatan pembelajaran. Perpustakaan merupakan pusat dan sumber belajar serta sarana pembelajaran yang mempunyai tugas pokok dalam penyediaan, pengelolaan, dan pelayanan informasi bagi pengguna di lingkungan madrasah.
Dengan perannya yang strategis, perpustakaan perlu didukung oleh kemampuan teknik-teknik yang efesien dan efektif dalam penggunaan sarana (layanan) perpustakaan untuk memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh pemakainya, karena kemampuan mencari informasi tidak kalah pentingnya dengan informasi itu sendiri. Permasalahannya bahwa ternyata masih banyak siswa yang belum tahu atau bahkan tidak mempunyai pengetahuan dasar teknik penggunaan perpustakaan yang dibutuhkannya. Mereka belum pernah mengenal pendidikan pemakai perpustakaan (user education), dan metode pembelajaran di kalangan guru pun tidak mengarah kepada penggunaan perpustakaan yang efektif dan efesien.
Permasalahan ini sekarang menjadi bertambah berat dengan adanya perkembangan pengetahuan yang semakin cepat. Suatu sisi para siswa, bahkan ada sebagian dosen, belum memiliki pengetahuan dan kemampuan dalam menggali informasi yang ada di perpustakaan. Di sisi lain pertumbuhan pengetahuan semakin cepat seiring perkembangan teknologi dan informasi.
Melihat gambaran efektivitas penggunaan sarana penelusuran hasil penelitian yang telah dilakukan penulis dalam “Profil Sumber Informasi Perpustakaan Fakultas Tarbiyah UIN Syarif Hidayatullah Jakarta tahun 2001”, menunjukkan bahwa 58.5% pemakai perpustakaan tidak pernah menggunakan kartu katalog dalam pencarian informasi di perpustakaan, dan 39.4% yang kadang-kadang menggunakan dan kadang-kadang juga tidak. Pertama, mereka tidak tahu sama sekali fungsi alat bantu tersebut ; kedua, mereka tahu tetapi buku di rak tidak cocok dengan nomor panggil kartu ( keadaan buku tidak sesuai dengan urutan nomor klas) akibat ulah pemakai lain yang tidak tahu fungsi urutan “call number” pada buku dan kartu ; ketiga, mereka merasa lebih cepat melakukan “browsing” ke rak buku karena jumlah buku masih sedikit.
Kesimpulan penelitian itu menyatakan bahwa perlunya pembudayaan pendidikan pemakai perpustakaan sejak dini sebelum mereka memasuki perguruan tingggi agar mereka mempunyai bekal dalam memanfaatkan sarana perpustakaan secara efektif dan efesien. Pengetahuan dan keterampilan dalam menggunakan perpustakaan secara efektif dan efesien ini akan dijadikan pegangan dasar ke perpustakaan manapun mereka pergi, mereka dapat dengan mudah mencari informasi yang dibutuhkan.
B. Perubahan Prilaku Pengguna Perpustakaan
Hakikat prilaku pada dasarnya adalah segala sesuatu yang dikatakan atau dikerjakan seseorang.[1] Pendapat lain mengatakan bahwa prilaku adalah penampilan yang ditetapkan dalam suatu kejadian yang secara kebetulan dapat berfungsi untuk penguatan (reinforcement). Prilaku ini dapat dipelihara/ dipertahankan dalam periode yang cukup lama.[2]
Reinforcement artinya sesuatu yang diperkuat atau dipergunakan atau yang selalu diingat kembali. Dali Gulo seperti yang dikutip Sukardi mengatakan bahwa reinforcement ialah tindakan memperkuat dengan menambah sesuatu; setiap keadaan yang memperbesar kemungkinan suatu respons tertentu akan muncul kembali dalam situasi yang sama; dalam operant conditioning, merupakan prosedur eksperimental untuk segera menyertai sebuah respons dengan sebuah reinforcement dengan tujuan untuk memperkuat respons tersebut.[3]
Dalam kaitan ini maka perubahan prilaku dapat dilakukan melalui reinforcement kepada si subyek belajar yang dalam kesempatan kali ini adalah para pemakai perpustakaan di kalangan siswa madrasah aliyah yang mencari buku sumber ajar atau informasi sesuai dengan kebutuhan pembelajarannya.
Dengan menggunakan konsep dasar psikologis, khususnya dalam konteks pandangan behaviorisme, kita dapat menyatakan bahwa praktik pendidikan itu pada hakikatnya merupakan usaha conditioning ( penciptaan seperangkat stimulus) yang diharapkan pula menghasilkan pola-pola prilaku (seperangkat response) tertentu.[4] Sehingga keberadaan pendidikan pemakai bagi para siswa madrasah aliyah (pengguna perpustakaan) diharapkan dapat menghasilkan pola-pola prilaku prestasi belajar (achievment) dalam term-term pengetahuan (penalaran), sikap ( penghayatan) dan keterampilan (pengamalan) dalam menggunakan sarana perpustakaan secara efektif.
Indikator-indikator atau manifestasi dari perubahan dan perkembangan prilaku tersebut bisa berupa:
a. Pengetahuan, misalnya: dari yang tadinya tidak tahu penggunaan susunan klasifikasi untuk pengelolaan buku-buku atau koleksi lainnya menjadi tahu makna dan manfaatnya, sehingga dapat menggunakan katalog untuk penemuan kembali buku-buku yang dibutuhkan.
b. Sikap, misalnya: dari yang tadinya bersikap perpustakaan hanya sebagai tempat penyimpanan buku menjadi perpustakaan sebagai tempat untuk mencari informasi (sumber belajar), sehingga selalu datang ke perpustakaan untuk memenuhi segala kebutuhan informasinya baik itu yang berhubungan langsung dengan perkuliahannya maupun untuk keperluan informasi lainnya.
c. Keterampilan, misalnya: dari yang tadinya sering menyobek buku atau koleksi lainnya menjadi perhatian untuk memelihara keberadaannya dengan cara menjaga kerapihan dan menempatkan kembali sesuai dengan susunan klasifikasi atau “call number” buku di rak atau sarana perpustakaan lainnya.
Ragam prilaku yang ingin diperoleh sebagai hasil belajar tersebut meliputi pengetahuan, sikap dan keterampilan. Hal ini sejalan dengan Bloom yang mengklasifikasikan hasil belajar menjadi tiga ranah, yakni: kognitif, afektif dan psikomotor.[5]
Apakah arah ( positif, negatif, atau meragukan ) dari perubahan dan perkembangan itu serta kualifikasinya ( tinggi, sedang, rendah atau gagal/berhasil, memadai, tidak memadai, lulus atau tidak lulus, memuaskan atau tidak memuaskan, dapat diterima atau tidak, berdasarkan perangkat kriteria yang telah ditetapkan) jelas akan bergantung pada faktor (conditioning, pendidikan) di samping faktor (siswanya, pelajar).[6] Kontribusi pengaruh pendidikan pemakai pada penelitian kali ini secara teoritis akan mencoba melihat dari segi atau aspek apa yang diharapkan oleh pendidikan pemakai perpustakaan tersebut untuk setiap jenjangnya.
C. Kompetensi Informasi Pemakai Perpustakaan
Tidak dapat dipungkiri, bagaimanapun perpustakaan merupakan jantungnya sebuah lembga pendidikan. Perumpamaan perpustakaan sebagai sebuah jantung bagi suatu institusi pendidikan adalah mengidentifikasikan bahwa keberadaan perpustakaan begitu sangat penting dan berperan sekali untuk menunjang proses pendidikan, belajar mengajar dan penelitian. Oleh karenanya, para pemakai perpustakaan dituntut agar menguasai berbagai kompetensi informasi ( pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk dapat menggunakan atau memanfaatkan berbagai fasilitas perpustakaan dengan efektif), terlebih dengan adanya ledakan informasi dan tuntutan kurikulum pada era globalisasi ini. Dalam hal ini Davies mengatakan, “learning how to use library is a basic component of ... (any) instructional programs”.[7]
Lebih jauh lagi Rice berpendapat dalam buku Teaching Library Use, bahwa:
“Education has always included a commitment to strong library collection and some instruction in its use. Morever, in recent years more and more educators and librarians at all levels have decided that every citizen should have basic skill in library research. The need for quick and current information is becoming perpasive in every human endevor. Students who don’t acquire essential library use competencies are now more likely to consider it major shortcomng in thier education.”[8]
Kesimpulannya adalah terampil menggunakan perpustakaan merupakan suatu hal yang perlu dipelajari, seperti yang dinyatakan oleh Tan Ngee Tiang bahwa “the ability to acquire these information skills, however are not innate. It must be conciously acquired”.[9]
Untuk mengetahui materi dan tujuan apa saja yang ingin dicapai dalam proses pendidikan pemakai ini, kita bisa melihat tingkatan atau jenjang pendidikan pemakai sebagaimana yang diklarifikasikan oleh Rice (1981).
1. Orientasi Perpustakaan.
Materi yang diajarkan berupa pengenalan terhadap perpustakaan secara umum, biasanya diberikan ketika siswa/mahasiswa baru memasuki suatu lembaga pendidikan bersangkutan, materinya antara lain:
- Pengenalan Gedung Perpustakaan.
- Pengenalan Katalog dan Alat Penelusuran lainnya.
- Pengenalan beberapa sumber bacaan termasuk bahan-bahan rujukan dasar.
Tujuan yang ingin dicapai:
Ø Mengenal fasilitas-fasilitas fisik gedung perpustakaan itu sendiri.
Ø Mengenal bagian-bagian layanan dan staf dari tiap bagian secara tepat.
Ø Mengenal layanan-layanan khusus seperti penelusuran melalui komputer, layanan peminjaman, dll.
Ø Mengenal kebijakan-kebijakan perpustakaan seperti prosedur menjadi anggota, jam-jam layanan perpustakaan, dll.
Ø Mengenal pengorganisasian koleksi dengan tujuan untuk mengurangi kebingungan pemakai dalam mencari bahan-bahan yang dibutuhkan.
Ø Termotivasi untuk datang kembali dan menggunakan sumber-sumber yang ada di perpustakaan.
Ø Terjalinnya komunikasi yang akrab antara pemakai dengan pustakawan.
2. Pengajaran Perpustakaan.
Materi yang diajarkan merupakan penjelasan lebih dalam lagi mengenai bahan-bahan perpustakaan secara spesifik, materinya antara lain:
- Teknik penggunaan indeks, katalog, bahan-bahan rujukan, dan alat-alat bibliografi.
- Penggunaan bahan atau sumber pustaka sesuai dengan masing-masing jurusan.
- Melaksanakan teknik-teknik penelusuran informasi dalam sebuah tugas penelitian atau pembuatan karya ilmiah lainnya.
Tujuan yang ingin dicapai:
Ø Dapat menggunakan pedoman pembaca untuk mencari bahan-bahan artikel.
Ø Dapat menemukan buku-buku yang berhubungan dengan subyek khusus melalui katalog.
Ø Dapat menggunakan bentuk mikro dan alat-alat baca lainnya secara tepat.
Ø Dapat menggunakan alat rujukan khusus seperti Ensiklopedi Britanica dan Who’s Who.
Ø Menemukan koleksi visual dan dapat menggunakannya.
Ø Mengetahui sumber-sumber yang tersedia di perpustakaan lain dan dapat melakukan permintaan peminjaman.
Ø Melakukan suatu penelusuran dalam layanan pengindeksan seperti pada Pusat Informasi Sumber Pendidikan dan dapat menemukan dan menggunakan hasil-hasil sitasi.
3. Pengajaran Bibliografi.
Materi yang diajarkan lebih condong sebagai langkah persiapan mengadakan atau sebagai dasar penelitian dalam rangka menyusun karya akhir. Pada level ketiga ini bisa ditawarkan melalui kuliah formal sebagai bagian dari perkuliahan, baik ada nilai kreditnya atau tidak.
Materi yang ingin dicapai antar lain:
- Informasi dan pengorganisasiannya.
- Tajuk subyek, “Vocabulary Control” dalam penelitian, dan definisi suatu topik penelitian.
- Macam-macam sumber untuk penelitian.
- Membuat kerangka teknik dan perencanaan suatu karya penelitian.
- Teknik-teknik membuat catatan dalam penelitian.
- Gaya, catatan kaki, rujukan dan sumber bahan bacaan.
- Strategi penelitian, kesempurnaan dalam penelitian, dan pemakaian yang tepat layanan koleksi yang diberikan perpustakaan.
- Membuat/menulis karya ilmiah.
D. Metode dan Teknik Pendidikan Pemakai Perpustakaan
Ada berbagai macam metode dan media untuk melaksanakan program-program pendidikan pemakai. Memilih metode dan media mana yang paling cocok tergantung kepada situasi belajar-mengajar itu sendiri, jadi tidak ada sebuah metode yang paling cocok untuk menunjang semua kegiatan pendidikan pemakai ini.
Kosterman menyarankan bahwa suatu metode pengajaran harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1. dapat mengkomunikasikan tujuan-tujuan yang telah dibuat.
2. dapat membuat siswa tertarik untuk memperhatikan dan memotivasi mereka untuk perhatian penuh terhadap apa yang sedang diajarkan.
3. dapat mendorong siswa untuk ambil bagian dengan menolongnya mempersiapkan pelajaran – pelajaran.
4. dapat ditindaklanjuti.
5. dapat memberikan umpan balik untuk menguji efektivitas metode tersebut melalui indikator-indikator yang jelas.[10]
Sementara itu Hills seperti yang dikutip Fjallbrant menyebutkan ada empat faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih metode dan media pengajaran untuk pendidikan pemakai perpustakaan ini, antara lain:
1. Motivation
Pengajaran harus memberikan suatu motivasi yang tinggi, misalnya ketika siswa ingin menemukan informasi yang berhubungan dengan pekerjaan atau pelajaran tertentu.
2. Activity
Kerja aktif dalam pembelajaran pemecahan masalah akan kelihatan lebih efektif daripada hanya sekedar menyebutkan atau menjelaskan suatu rangkaian pekerjaan.
3. Understanding
Pendidikan pemakai akan lebih efektif jika siswa memahami apa dan kenapa mereka mengerjakan hal demikian, jika hal ini merupakan permasalah yang baru dapat dihubungkan dengan pengetahuan yang sudah dimilikinya.
4. Feedback
Umpan balik atau informasi perkembangan yang dibuat harus tersedia bagi para siswa.[11]
Ada beberapa teknik atau metode yang dapat digunakan dalam pendidikan pemakai , untuk keperluan penelitian kali ini pembahasan dibatasi hanya pada topik orientasi perpustakaan. Teknik-teknik tersebut antara lain: Ceramah atau Kuliah umum di Kelas, Wisata Perpustakaan, Penggunaan Audio Visual, Permainan dan Tugas Mandiri, Penggunaan Buku Pedoman atau Pamflet.
1. Ceramah atau Kuliah umum di Kelas
Penejelasan mengenai pengenalan dan pelayanan perpustakaan dapat diberikan di kelas dengan cara memberikan ceramah atau kuliah secara umum atau melalui demonstrasi. Idealnya jumlah peserta perkelas kurang lebih antara 15-30 orang. Untuk mencapai hasil yang optimal dalam metode ini para peserta diberikan beberapa tugas terstruktur dan latihan yang memungkinkan mereka mampu menggunakan perpustakaan secara mandiri. Pelaksanaan metode ini selayaknya dapat dilakukan dengan metode wisata perpustakaan, agar peserta lebih memahami dan akrab dengan dunia perpustakaan yang sebenarnya.
2. Wisata Perpustakaan
Beberapa teknik yang bisa dilakukan dalam memandu wisata perpustakaan, antara lain:
- Menciptakan suasana yang bersahabat dan informal serta terbuka untuk beberapa pertanyaan.
- Usahakan berbicara tidak terlalu cepat dan sensitif terhadap kebingungan yang dialami pemakai.
- Gunakan sarana pembantu untuk memperjelas sesuatu yang didiskusikan, misal: penggunaan katalog.
- Buatlah para peserta berperan aktif untuk mencoba menggunakan fasilitas yang ada.
- Waktu yang digunakan tidak terlalu lama, maksimal 45 menit.
- Sediakan buku panduan yang dapat membantu mereka selama mengikuti wisata perpustakaan tersebut.
3. Penggunaan Audio Visual
Teknik ini biasanya dilakukan untuk wisata mandiri perindividual (perorangan), di antaranya adalah penggunaan kaset, televisi, slide, dll.
Pemakai perpustakaan dapat menjelajahi perpustakaan dengan mendengarkan instruksi yang direkam dalam kaset. Mereka dapat mematikan dan mengulang kaset tersebut sesuai dengan kemampuannya dalam memahami instruksi yang terdapat dalam kaset.
Orientasi perpustakaan dapat juga dilakukan melalui penggunaan televisi, para peserta dapat menyaksikan dan memperoleh penjelasan mengenai berbagai hal, seperti: fasillitas perpustakaan, pelayanan perpustakaan, dan fungsinya masing-masing.
Slide dapat digunakan dalam menerangkan lokasi, fasilitas dan pelayanan perpustakaan dengan memberikan keterangan-keterangan yang diberikan oleh pemandu atau rekaman suara.
4. Permainan dan Tugas Mandiri
Metode ini merupakan salah satu cara yang cukup efektif dalam mengajarkan bagaimana cara menemukan informasi yang dibutuhkan. Biasanya lebih sesuai diterapkan untuk pemakai perpustakaan usia anak Sekolah Dasar dan Menengah. Permainan sangat berguna dalam meningkatkan kemampuan anak sehingga mereka lebih dapat menikmati penggunaan perpustakaan. Biasanya metode ini dilakukan di tingkat lebih tinggi untuk menghilangkan kejenuhan yang mungkin ada ketika proses pembelajaran dengan metode lain berlangsung.
5. Penggunaan Buku Pedoman atau Pamflet
Teknik ini biasanya menuntut pemakai untuk mempelajari sendiri mengenal perpustakaan melalui berbagai keterangan yang ada pada buku panduan atau pamflet, dan biasanya diterapkan ketika peserta melaksanakan wisata perpustakaan.
Beberapa pertimbangan yang perlu dilakukan ketika membuat buku pedoman atau pamflet untuk keperluan pendidikan pemakai ini, antara lain:
- Buatlah bahan tersebut sesingkat mungkin.
- Harus membuat pemakai jelas dalam melakukan hal yang berkenaan dengan penggunaan perpustakaan.
- Membuat pemakai kraetif.
Membuat langkah yang sederhana, dengan demikian pemakai dapat selangkah demi selangkah mencoba untuk memparaktekkannya di perpustakaan.
Daftar Pustaka
Bloom, Benjamin S., (1981). Taxonomy of Educational Objective, Handbook I Cognitive Domain. New York: Longman.
Davies. R.H. and Stimberling, (1973). Lifelong Education and the School. Hamburg: UNESCO Institute for education.
Fjallbrant, Nancy, (1978). User education libraries. London: Clive Bingley.
Kosterman, Wayne. (1978). “A Guide to library environment graphics.” Library Technology Reports. 14 (May-June 1978): 269-95
Makmun, Abin Syamsudin, (2001). Psikologi Pendidikan. Bandung: Rosda Karya.
Martin, Garry and Joseph Pear, (1992). Behavior Modification. New Jersey: Prentice Hall.
Rice, James, (1981).Teaching Library Use: A Guide for library Instruction. London: Greenwood Press.
Sukardi, Dewa Ketut, (1983). Bimbingan dan Penyuluhan Belajar di Sekolah. Surabaya: Usaha Nasional.
Tan Ngee Tiang, (1996). Promotion Information Skill in Primary School. Article in Proceeding Paper in CONSAL. Kuala Lumpur: CONSAL Authority Board and Authors.
* Pustakawan Perpustakaan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan dan Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora – UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
[1] Martin, Garry and Joseph Pear, (1992). Behavior Modification. New Jersey: Prentice Hall. Hal. 3
[2] Pervin, Lawrence A. and Oliver F. John, (1997). Personality Theory and Research. USA: John Wiley & Son inc. Hal. 322-323.
[3] Sukardi, Dewa Ketut, (1983). Bimbingan dan Penyuluhan Belajar di Sekolah. Surabaya: Usaha Nasional. Hal. 23.
[4] Makmun, Abin Syamsudin, (2001). Psikologi Pendidikan. Bandung: Rosda Karya. Hal. 27.
[5] Bloom, Benjamin S., (1981). Taxonomu of Educational Objective, Handbook I Cognitive Domain. New York: Longman. Hal. 7
[6] Makmun, Abin Syasudin, (Op.Cit). Hal. 28
[7] Davies. R.H. and Stimberling, (1973). Lifelong Education and the School. Hamburg: UNESCO Institute for education. Hal. 39
[8] Rice, James, (1981).Teaching Library Use: A Guide for library Instruction. London: Greenwood Press. Hal. 3
[9] Tan Ngee Tiang, (1996). Promotion Information Skill in Primary School. Article in Proceeding Paper in CONSAL. Kuala Lumpur: CONSAL Authority Board and Authors.
[10] Diterjemahkan dari Kosterman, Wayne. (1978). “A Guide to library environment graphics.” Library Technology Reports. 14 (May-June 1978): 269-95.
[11] Terjemahan bebas dari Fjallbrant, Nancy, (1978). User education libraries. London: Clive Bingley. Hal. 33
PERUBAHAN PRILAKU DAN KOMPETENSI INFORMASI
BAGI PARA PENGGUNA PERPUSTAKAAN MADRASAH ALIYAH
Oleh:
Ade Abdul Hak*
A. Latar Belakang
Perpustakaan merupakan unit yang mempunyai peran strategis dalam mendukung kegiatan pendidikan, termasuk di dalamnya bagi madrasah adalah sebagai salah satu unit penunjang kegiatan pembelajaran. Perpustakaan merupakan pusat dan sumber belajar serta sarana pembelajaran yang mempunyai tugas pokok dalam penyediaan, pengelolaan, dan pelayanan informasi bagi pengguna di lingkungan madrasah.
Dengan perannya yang strategis, perpustakaan perlu didukung oleh kemampuan teknik-teknik yang efesien dan efektif dalam penggunaan sarana (layanan) perpustakaan untuk memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh pemakainya, karena kemampuan mencari informasi tidak kalah pentingnya dengan informasi itu sendiri. Permasalahannya bahwa ternyata masih banyak siswa yang belum tahu atau bahkan tidak mempunyai pengetahuan dasar teknik penggunaan perpustakaan yang dibutuhkannya. Mereka belum pernah mengenal pendidikan pemakai perpustakaan (user education), dan metode pembelajaran di kalangan guru pun tidak mengarah kepada penggunaan perpustakaan yang efektif dan efesien.
Permasalahan ini sekarang menjadi bertambah berat dengan adanya perkembangan pengetahuan yang semakin cepat. Suatu sisi para siswa, bahkan ada sebagian dosen, belum memiliki pengetahuan dan kemampuan dalam menggali informasi yang ada di perpustakaan. Di sisi lain pertumbuhan pengetahuan semakin cepat seiring perkembangan teknologi dan informasi.
Melihat gambaran efektivitas penggunaan sarana penelusuran hasil penelitian yang telah dilakukan penulis dalam “Profil Sumber Informasi Perpustakaan Fakultas Tarbiyah UIN Syarif Hidayatullah Jakarta tahun 2001”, menunjukkan bahwa 58.5% pemakai perpustakaan tidak pernah menggunakan kartu katalog dalam pencarian informasi di perpustakaan, dan 39.4% yang kadang-kadang menggunakan dan kadang-kadang juga tidak. Pertama, mereka tidak tahu sama sekali fungsi alat bantu tersebut ; kedua, mereka tahu tetapi buku di rak tidak cocok dengan nomor panggil kartu ( keadaan buku tidak sesuai dengan urutan nomor klas) akibat ulah pemakai lain yang tidak tahu fungsi urutan “call number” pada buku dan kartu ; ketiga, mereka merasa lebih cepat melakukan “browsing” ke rak buku karena jumlah buku masih sedikit.
Kesimpulan penelitian itu menyatakan bahwa perlunya pembudayaan pendidikan pemakai perpustakaan sejak dini sebelum mereka memasuki perguruan tingggi agar mereka mempunyai bekal dalam memanfaatkan sarana perpustakaan secara efektif dan efesien. Pengetahuan dan keterampilan dalam menggunakan perpustakaan secara efektif dan efesien ini akan dijadikan pegangan dasar ke perpustakaan manapun mereka pergi, mereka dapat dengan mudah mencari informasi yang dibutuhkan.
B. Perubahan Prilaku Pengguna Perpustakaan
Hakikat prilaku pada dasarnya adalah segala sesuatu yang dikatakan atau dikerjakan seseorang.[1] Pendapat lain mengatakan bahwa prilaku adalah penampilan yang ditetapkan dalam suatu kejadian yang secara kebetulan dapat berfungsi untuk penguatan (reinforcement). Prilaku ini dapat dipelihara/ dipertahankan dalam periode yang cukup lama.[2]
Reinforcement artinya sesuatu yang diperkuat atau dipergunakan atau yang selalu diingat kembali. Dali Gulo seperti yang dikutip Sukardi mengatakan bahwa reinforcement ialah tindakan memperkuat dengan menambah sesuatu; setiap keadaan yang memperbesar kemungkinan suatu respons tertentu akan muncul kembali dalam situasi yang sama; dalam operant conditioning, merupakan prosedur eksperimental untuk segera menyertai sebuah respons dengan sebuah reinforcement dengan tujuan untuk memperkuat respons tersebut.[3]
Dalam kaitan ini maka perubahan prilaku dapat dilakukan melalui reinforcement kepada si subyek belajar yang dalam kesempatan kali ini adalah para pemakai perpustakaan di kalangan siswa madrasah aliyah yang mencari buku sumber ajar atau informasi sesuai dengan kebutuhan pembelajarannya.
Dengan menggunakan konsep dasar psikologis, khususnya dalam konteks pandangan behaviorisme, kita dapat menyatakan bahwa praktik pendidikan itu pada hakikatnya merupakan usaha conditioning ( penciptaan seperangkat stimulus) yang diharapkan pula menghasilkan pola-pola prilaku (seperangkat response) tertentu.[4] Sehingga keberadaan pendidikan pemakai bagi para siswa madrasah aliyah (pengguna perpustakaan) diharapkan dapat menghasilkan pola-pola prilaku prestasi belajar (achievment) dalam term-term pengetahuan (penalaran), sikap ( penghayatan) dan keterampilan (pengamalan) dalam menggunakan sarana perpustakaan secara efektif.
Indikator-indikator atau manifestasi dari perubahan dan perkembangan prilaku tersebut bisa berupa:
a. Pengetahuan, misalnya: dari yang tadinya tidak tahu penggunaan susunan klasifikasi untuk pengelolaan buku-buku atau koleksi lainnya menjadi tahu makna dan manfaatnya, sehingga dapat menggunakan katalog untuk penemuan kembali buku-buku yang dibutuhkan.
b. Sikap, misalnya: dari yang tadinya bersikap perpustakaan hanya sebagai tempat penyimpanan buku menjadi perpustakaan sebagai tempat untuk mencari informasi (sumber belajar), sehingga selalu datang ke perpustakaan untuk memenuhi segala kebutuhan informasinya baik itu yang berhubungan langsung dengan perkuliahannya maupun untuk keperluan informasi lainnya.
c. Keterampilan, misalnya: dari yang tadinya sering menyobek buku atau koleksi lainnya menjadi perhatian untuk memelihara keberadaannya dengan cara menjaga kerapihan dan menempatkan kembali sesuai dengan susunan klasifikasi atau “call number” buku di rak atau sarana perpustakaan lainnya.
Ragam prilaku yang ingin diperoleh sebagai hasil belajar tersebut meliputi pengetahuan, sikap dan keterampilan. Hal ini sejalan dengan Bloom yang mengklasifikasikan hasil belajar menjadi tiga ranah, yakni: kognitif, afektif dan psikomotor.[5]
Apakah arah ( positif, negatif, atau meragukan ) dari perubahan dan perkembangan itu serta kualifikasinya ( tinggi, sedang, rendah atau gagal/berhasil, memadai, tidak memadai, lulus atau tidak lulus, memuaskan atau tidak memuaskan, dapat diterima atau tidak, berdasarkan perangkat kriteria yang telah ditetapkan) jelas akan bergantung pada faktor (conditioning, pendidikan) di samping faktor (siswanya, pelajar).[6] Kontribusi pengaruh pendidikan pemakai pada penelitian kali ini secara teoritis akan mencoba melihat dari segi atau aspek apa yang diharapkan oleh pendidikan pemakai perpustakaan tersebut untuk setiap jenjangnya.
C. Kompetensi Informasi Pemakai Perpustakaan
Tidak dapat dipungkiri, bagaimanapun perpustakaan merupakan jantungnya sebuah lembga pendidikan. Perumpamaan perpustakaan sebagai sebuah jantung bagi suatu institusi pendidikan adalah mengidentifikasikan bahwa keberadaan perpustakaan begitu sangat penting dan berperan sekali untuk menunjang proses pendidikan, belajar mengajar dan penelitian. Oleh karenanya, para pemakai perpustakaan dituntut agar menguasai berbagai kompetensi informasi ( pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk dapat menggunakan atau memanfaatkan berbagai fasilitas perpustakaan dengan efektif), terlebih dengan adanya ledakan informasi dan tuntutan kurikulum pada era globalisasi ini. Dalam hal ini Davies mengatakan, “learning how to use library is a basic component of ... (any) instructional programs”.[7]
Lebih jauh lagi Rice berpendapat dalam buku Teaching Library Use, bahwa:
“Education has always included a commitment to strong library collection and some instruction in its use. Morever, in recent years more and more educators and librarians at all levels have decided that every citizen should have basic skill in library research. The need for quick and current information is becoming perpasive in every human endevor. Students who don’t acquire essential library use competencies are now more likely to consider it major shortcomng in thier education.”[8]
Kesimpulannya adalah terampil menggunakan perpustakaan merupakan suatu hal yang perlu dipelajari, seperti yang dinyatakan oleh Tan Ngee Tiang bahwa “the ability to acquire these information skills, however are not innate. It must be conciously acquired”.[9]
Untuk mengetahui materi dan tujuan apa saja yang ingin dicapai dalam proses pendidikan pemakai ini, kita bisa melihat tingkatan atau jenjang pendidikan pemakai sebagaimana yang diklarifikasikan oleh Rice (1981).
1. Orientasi Perpustakaan.
Materi yang diajarkan berupa pengenalan terhadap perpustakaan secara umum, biasanya diberikan ketika siswa/mahasiswa baru memasuki suatu lembaga pendidikan bersangkutan, materinya antara lain:
- Pengenalan Gedung Perpustakaan.
- Pengenalan Katalog dan Alat Penelusuran lainnya.
- Pengenalan beberapa sumber bacaan termasuk bahan-bahan rujukan dasar.
Tujuan yang ingin dicapai:
Ø Mengenal fasilitas-fasilitas fisik gedung perpustakaan itu sendiri.
Ø Mengenal bagian-bagian layanan dan staf dari tiap bagian secara tepat.
Ø Mengenal layanan-layanan khusus seperti penelusuran melalui komputer, layanan peminjaman, dll.
Ø Mengenal kebijakan-kebijakan perpustakaan seperti prosedur menjadi anggota, jam-jam layanan perpustakaan, dll.
Ø Mengenal pengorganisasian koleksi dengan tujuan untuk mengurangi kebingungan pemakai dalam mencari bahan-bahan yang dibutuhkan.
Ø Termotivasi untuk datang kembali dan menggunakan sumber-sumber yang ada di perpustakaan.
Ø Terjalinnya komunikasi yang akrab antara pemakai dengan pustakawan.
2. Pengajaran Perpustakaan.
Materi yang diajarkan merupakan penjelasan lebih dalam lagi mengenai bahan-bahan perpustakaan secara spesifik, materinya antara lain:
- Teknik penggunaan indeks, katalog, bahan-bahan rujukan, dan alat-alat bibliografi.
- Penggunaan bahan atau sumber pustaka sesuai dengan masing-masing jurusan.
- Melaksanakan teknik-teknik penelusuran informasi dalam sebuah tugas penelitian atau pembuatan karya ilmiah lainnya.
Tujuan yang ingin dicapai:
Ø Dapat menggunakan pedoman pembaca untuk mencari bahan-bahan artikel.
Ø Dapat menemukan buku-buku yang berhubungan dengan subyek khusus melalui katalog.
Ø Dapat menggunakan bentuk mikro dan alat-alat baca lainnya secara tepat.
Ø Dapat menggunakan alat rujukan khusus seperti Ensiklopedi Britanica dan Who’s Who.
Ø Menemukan koleksi visual dan dapat menggunakannya.
Ø Mengetahui sumber-sumber yang tersedia di perpustakaan lain dan dapat melakukan permintaan peminjaman.
Ø Melakukan suatu penelusuran dalam layanan pengindeksan seperti pada Pusat Informasi Sumber Pendidikan dan dapat menemukan dan menggunakan hasil-hasil sitasi.
3. Pengajaran Bibliografi.
Materi yang diajarkan lebih condong sebagai langkah persiapan mengadakan atau sebagai dasar penelitian dalam rangka menyusun karya akhir. Pada level ketiga ini bisa ditawarkan melalui kuliah formal sebagai bagian dari perkuliahan, baik ada nilai kreditnya atau tidak.
Materi yang ingin dicapai antar lain:
- Informasi dan pengorganisasiannya.
- Tajuk subyek, “Vocabulary Control” dalam penelitian, dan definisi suatu topik penelitian.
- Macam-macam sumber untuk penelitian.
- Membuat kerangka teknik dan perencanaan suatu karya penelitian.
- Teknik-teknik membuat catatan dalam penelitian.
- Gaya, catatan kaki, rujukan dan sumber bahan bacaan.
- Strategi penelitian, kesempurnaan dalam penelitian, dan pemakaian yang tepat layanan koleksi yang diberikan perpustakaan.
- Membuat/menulis karya ilmiah.
D. Metode dan Teknik Pendidikan Pemakai Perpustakaan
Ada berbagai macam metode dan media untuk melaksanakan program-program pendidikan pemakai. Memilih metode dan media mana yang paling cocok tergantung kepada situasi belajar-mengajar itu sendiri, jadi tidak ada sebuah metode yang paling cocok untuk menunjang semua kegiatan pendidikan pemakai ini.
Kosterman menyarankan bahwa suatu metode pengajaran harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1. dapat mengkomunikasikan tujuan-tujuan yang telah dibuat.
2. dapat membuat siswa tertarik untuk memperhatikan dan memotivasi mereka untuk perhatian penuh terhadap apa yang sedang diajarkan.
3. dapat mendorong siswa untuk ambil bagian dengan menolongnya mempersiapkan pelajaran – pelajaran.
4. dapat ditindaklanjuti.
5. dapat memberikan umpan balik untuk menguji efektivitas metode tersebut melalui indikator-indikator yang jelas.[10]
Sementara itu Hills seperti yang dikutip Fjallbrant menyebutkan ada empat faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih metode dan media pengajaran untuk pendidikan pemakai perpustakaan ini, antara lain:
1. Motivation
Pengajaran harus memberikan suatu motivasi yang tinggi, misalnya ketika siswa ingin menemukan informasi yang berhubungan dengan pekerjaan atau pelajaran tertentu.
2. Activity
Kerja aktif dalam pembelajaran pemecahan masalah akan kelihatan lebih efektif daripada hanya sekedar menyebutkan atau menjelaskan suatu rangkaian pekerjaan.
3. Understanding
Pendidikan pemakai akan lebih efektif jika siswa memahami apa dan kenapa mereka mengerjakan hal demikian, jika hal ini merupakan permasalah yang baru dapat dihubungkan dengan pengetahuan yang sudah dimilikinya.
4. Feedback
Umpan balik atau informasi perkembangan yang dibuat harus tersedia bagi para siswa.[11]
Ada beberapa teknik atau metode yang dapat digunakan dalam pendidikan pemakai , untuk keperluan penelitian kali ini pembahasan dibatasi hanya pada topik orientasi perpustakaan. Teknik-teknik tersebut antara lain: Ceramah atau Kuliah umum di Kelas, Wisata Perpustakaan, Penggunaan Audio Visual, Permainan dan Tugas Mandiri, Penggunaan Buku Pedoman atau Pamflet.
1. Ceramah atau Kuliah umum di Kelas
Penejelasan mengenai pengenalan dan pelayanan perpustakaan dapat diberikan di kelas dengan cara memberikan ceramah atau kuliah secara umum atau melalui demonstrasi. Idealnya jumlah peserta perkelas kurang lebih antara 15-30 orang. Untuk mencapai hasil yang optimal dalam metode ini para peserta diberikan beberapa tugas terstruktur dan latihan yang memungkinkan mereka mampu menggunakan perpustakaan secara mandiri. Pelaksanaan metode ini selayaknya dapat dilakukan dengan metode wisata perpustakaan, agar peserta lebih memahami dan akrab dengan dunia perpustakaan yang sebenarnya.
2. Wisata Perpustakaan
Beberapa teknik yang bisa dilakukan dalam memandu wisata perpustakaan, antara lain:
- Menciptakan suasana yang bersahabat dan informal serta terbuka untuk beberapa pertanyaan.
- Usahakan berbicara tidak terlalu cepat dan sensitif terhadap kebingungan yang dialami pemakai.
- Gunakan sarana pembantu untuk memperjelas sesuatu yang didiskusikan, misal: penggunaan katalog.
- Buatlah para peserta berperan aktif untuk mencoba menggunakan fasilitas yang ada.
- Waktu yang digunakan tidak terlalu lama, maksimal 45 menit.
- Sediakan buku panduan yang dapat membantu mereka selama mengikuti wisata perpustakaan tersebut.
3. Penggunaan Audio Visual
Teknik ini biasanya dilakukan untuk wisata mandiri perindividual (perorangan), di antaranya adalah penggunaan kaset, televisi, slide, dll.
Pemakai perpustakaan dapat menjelajahi perpustakaan dengan mendengarkan instruksi yang direkam dalam kaset. Mereka dapat mematikan dan mengulang kaset tersebut sesuai dengan kemampuannya dalam memahami instruksi yang terdapat dalam kaset.
Orientasi perpustakaan dapat juga dilakukan melalui penggunaan televisi, para peserta dapat menyaksikan dan memperoleh penjelasan mengenai berbagai hal, seperti: fasillitas perpustakaan, pelayanan perpustakaan, dan fungsinya masing-masing.
Slide dapat digunakan dalam menerangkan lokasi, fasilitas dan pelayanan perpustakaan dengan memberikan keterangan-keterangan yang diberikan oleh pemandu atau rekaman suara.
4. Permainan dan Tugas Mandiri
Metode ini merupakan salah satu cara yang cukup efektif dalam mengajarkan bagaimana cara menemukan informasi yang dibutuhkan. Biasanya lebih sesuai diterapkan untuk pemakai perpustakaan usia anak Sekolah Dasar dan Menengah. Permainan sangat berguna dalam meningkatkan kemampuan anak sehingga mereka lebih dapat menikmati penggunaan perpustakaan. Biasanya metode ini dilakukan di tingkat lebih tinggi untuk menghilangkan kejenuhan yang mungkin ada ketika proses pembelajaran dengan metode lain berlangsung.
5. Penggunaan Buku Pedoman atau Pamflet
Teknik ini biasanya menuntut pemakai untuk mempelajari sendiri mengenal perpustakaan melalui berbagai keterangan yang ada pada buku panduan atau pamflet, dan biasanya diterapkan ketika peserta melaksanakan wisata perpustakaan.
Beberapa pertimbangan yang perlu dilakukan ketika membuat buku pedoman atau pamflet untuk keperluan pendidikan pemakai ini, antara lain:
- Buatlah bahan tersebut sesingkat mungkin.
- Harus membuat pemakai jelas dalam melakukan hal yang berkenaan dengan penggunaan perpustakaan.
- Membuat pemakai kraetif.
Membuat langkah yang sederhana, dengan demikian pemakai dapat selangkah demi selangkah mencoba untuk memparaktekkannya di perpustakaan.
Daftar Pustaka
Bloom, Benjamin S., (1981). Taxonomy of Educational Objective, Handbook I Cognitive Domain. New York: Longman.
Davies. R.H. and Stimberling, (1973). Lifelong Education and the School. Hamburg: UNESCO Institute for education.
Fjallbrant, Nancy, (1978). User education libraries. London: Clive Bingley.
Kosterman, Wayne. (1978). “A Guide to library environment graphics.” Library Technology Reports. 14 (May-June 1978): 269-95
Makmun, Abin Syamsudin, (2001). Psikologi Pendidikan. Bandung: Rosda Karya.
Martin, Garry and Joseph Pear, (1992). Behavior Modification. New Jersey: Prentice Hall.
Rice, James, (1981).Teaching Library Use: A Guide for library Instruction. London: Greenwood Press.
Sukardi, Dewa Ketut, (1983). Bimbingan dan Penyuluhan Belajar di Sekolah. Surabaya: Usaha Nasional.
Tan Ngee Tiang, (1996). Promotion Information Skill in Primary School. Article in Proceeding Paper in CONSAL. Kuala Lumpur: CONSAL Authority Board and Authors.
* Pustakawan Perpustakaan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan dan Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora – UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
[1] Martin, Garry and Joseph Pear, (1992). Behavior Modification. New Jersey: Prentice Hall. Hal. 3
[2] Pervin, Lawrence A. and Oliver F. John, (1997). Personality Theory and Research. USA: John Wiley & Son inc. Hal. 322-323.
[3] Sukardi, Dewa Ketut, (1983). Bimbingan dan Penyuluhan Belajar di Sekolah. Surabaya: Usaha Nasional. Hal. 23.
[4] Makmun, Abin Syamsudin, (2001). Psikologi Pendidikan. Bandung: Rosda Karya. Hal. 27.
[5] Bloom, Benjamin S., (1981). Taxonomu of Educational Objective, Handbook I Cognitive Domain. New York: Longman. Hal. 7
[6] Makmun, Abin Syasudin, (Op.Cit). Hal. 28
[7] Davies. R.H. and Stimberling, (1973). Lifelong Education and the School. Hamburg: UNESCO Institute for education. Hal. 39
[8] Rice, James, (1981).Teaching Library Use: A Guide for library Instruction. London: Greenwood Press. Hal. 3
[9] Tan Ngee Tiang, (1996). Promotion Information Skill in Primary School. Article in Proceeding Paper in CONSAL. Kuala Lumpur: CONSAL Authority Board and Authors.
[10] Diterjemahkan dari Kosterman, Wayne. (1978). “A Guide to library environment graphics.” Library Technology Reports. 14 (May-June 1978): 269-95.
[11] Terjemahan bebas dari Fjallbrant, Nancy, (1978). User education libraries. London: Clive Bingley. Hal. 33
AUDIT INFORMASI
AUDIT INFORMASI:
SEBUAH KONSEP ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI
DALAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
Oleh:
Ade Abdul Hak
A. Pendahuluan
Informasi adalah salah satu aset yang sangat penting yang dimiliki oleh sebuah organisasi. Pengelolaan informasi sebagai aset atau sumber daya organisasi ini (seperti halnya sumber daya manusia dan keuangan) tentunya sangat penting dilakukan untuk memenuhi kebutuhan informasi manajemen baik secara strategis maupun operasional. Salah satu strategi dalam pengelolaan informasi untuk kebutuhan manajemen ini adalah pengembangan sistem informasi manajemen atau lebih dikenal dengan istilah SIM.
Pengembangan SIM dalam sebuah organisasi tidak terlepas dari adanya perubahan-perubahan dalam bidang teknologi informasi dan telekomunikasi yang terjadi pada saat ini. Sebagai contoh dukungan integrasi informasi ke dalam sebuah jaringan yang dapat diakses dari sektor-sektor masyarakat secara umum maupun pribadi (OICT, 2005: 3), ternyata telah mempengaruhi kegiatan internal SIM yang ada dalam sebuah organisasi. Selain itu, perubahan-perubahan kebiasaan cara mencari informasi oleh para pengguna akhir (end-user), berkembang pesatnya produk-produk informasi dalam berbagai macam format, dan cara penyampaian jasa yang berorientasi kepada kepuasan pengguna menuntut organisasi untuk mengkaji ulang sistem informasi yang telah dikembangkan sebelumnya.
Kajian ulang terhadap aset-aset dan kebutuhan informasi bagi para stakeholder dalam rangka mencari model sistem yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan pengguna tersebut merupakan salah satu komponen dalam siklus hidup pengembangan sistem informasi. Pada siklus hidup pengembangan sistem informasi ini, tiap-tiap bagian dari pengembangan sistem dapat terdiri dari beberapa tahapan kerja yang mempunyai karakteristik sendiri. Tahapan kerja ini biasanya dimulai dari tahap perencanaan sistem, analisa sistem, desain sistem, seleksi sistem, implementasi sistem, dan perawatan sistem (Hartono, 1999: 41). Seperti yang disinyalir oleh Nurwono (1994) sistem informasi dapat dibentuk sesuai dengan kebutuhan organisasi masing-masing, oleh karena itu untuk dapat menerapkan sistem informasi yang efektif dan efisien, diperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai dengan keinginan dan nilai masing-masing organisasi.
Salah satu kegiatan analisa sistem ini adalah mendefinisikan kebutuhan informasi. Analisa kebutuhan informasi bagi para stakeholder dapat dilakukan dengan beberapa metode pengumpulan informasi, antara lain: wawancara perorangan atau kelompok fokus, pengamatan (observasi), dan pencarian catatan (dokumentasi). Penerapan metode-metode ini dipadukan dalam sebuah tahapan pengumpulan data yang sistematis. Kemudian tahapan ini diikuti oleh kegiatan analisa dan evaluasi data sampai kepada tersedianya rumusan-rumusan rekomendasi untuk pengembangan sistem tersebut. Proses tersebut merupakan sebuah evaluasi sistematis terhadap kebutuhan dan penggunaan informasi yang tercipta dengan sebuah pembuktian yang ditunjukan oleh pengguna dan dokumen-dokumen yang ada untuk memperkuat keberadaannya dalam memberikan konstribusi bagi tujuan-tujuan organisasi. Selanjutnya proses ini dikenal dengan istilah audit informasi (Henczel, 2001: xxii).
Audit informasi dilakukan untuk memahami bagaimana sebuah lingkungan informasi (dalam hal ini sistem informasi manajemen sebuah organisasi) tepat sesuai dengan misi dan visi organisasi. Dengan dilakukan audit informasi terhadap kebutuhan dan penggunaan informasi pada sistem yang berjalan, maka akan diketahui informasi-informasi apa yang perlu dihasilkan sebagai keluaran (output) dari sistem yang akan dikembangkan tersebut. Pada akhirnya pelaksanaan audit informasi ini akan menghasilkan rekomendasi-rekomendasi sebagai bahan masukan dalam merumuskan sebuah kebijakan informasi tentang pengembangan sistem informasi manajemen bagi organisasi bersangkutan.
B. Informasi dan Kebutuhan Informasi Manajemen
Memahami arti, sifat dan ciri-ciri informasi merupakan persyaratan awal dalam penerapan audit informasi dalam sebuah organisasi. Davis (1998: 28) menegaskan bahwa istilah informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi, atau yang lainnya sesuai dengan pendekatan disiplin ilmu yang menerapkannya. Informasi dapat memperkaya penyajian, mempunyai nilai kejutan, atau mengungkap sesuatu yang penerimanya tidak tahu atau tidak tersangka. Dalam dunia yang tidak menentu, informasi mengurangi ketidakpastian. Ia mengubah kemungkinan-kemungkinan hasil yang diharapkan dalam sebuah situasi keputusan dan karena itu mempunyai nilai dalam proses keputusan.
Buckland (seperti yang dikutip Marchionini, 1998: 5) membedakan informasi sebagai proses (kegiatan komunikasi), informasi sebagai pengetahuan (menambah atau mengurangi ketidakpastian), dan informasi sebagai suatu benda (objek-objek yang mungkin memberikan informasi). Dalam hal ini Marchionini (1998:5) menyimpulkan bahwa informasi adalah sesuatu yang disalurkan dari seseorang atau benda ke dalam sebuah sistem pengetahuan penerimanya, dan sebagai komponen internal dalam fikiran orang tersebut. Sedangkan Gray (seperti yang dikutip Ramjaun, 2000: 2) menjelaskan bahwa informasi adalah sesuatu yang dibutuhkan seseorang untuk diketahui dan diterapkan dalam melaksanakan pekerjaannya agar sesuai dengan tujuan-tujuan yang ingin dicapainya baik oleh orang itu sendiri maupun oleh organisasinya.
Davis (1999: 28) memberikan definisi secara umum untuk istilah informasi dalam pemakaian sistem informasi. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Definisi ini menekankan kenyataan bahwa data harus diproses dengan cara-cara tertentu untuk menjadi informasi dalam bentuk dan nilai yang berguna bagi pemakainya. Dengan demikian seorang pemakai informasi dapat bertindak atau mengambil keputusan tertentu secara pasti berdasarkan informasi yang dimilikinya.
Dalam hal kebutuhan informasi untuk manajemen, masing-masing tingkat manajemen akan menggunakan bentuk informasi sesuai dengan keperluan masing-masing. Karena itu terdapat bermacam-macam pengelompokan informasi. Pada gambar berikut ini diperlihatkan secara kontras segi bisnis suatu informasi secara berkesinambungan dengan manajemen lini atas (strategis) di satu sisi dan manajemen lini bawah (teknis) di sisi lain. Manajemen lini tengah (taktis), sebagaimana biasa, selalu berada di antara keduanya dengan bentuk informasi yang berada di antara kedua bentuk tingkatan tersebut (Amsyah, 1997: 289). Faktor-faktor dominan yang membedakan kebutuhan informasi dalam gambar tersebut adalah pada manajemen tingkat atas bentuk informasi biasanya tidak terstruktur, masa depan dan eksternal. Sedangkan pada manajemen tingkat bawah bentuk informasi terstruktur, sudah terjadi dan internal.
Gambar 1. Dimensi bisnis suatu informasi (Sumber: Amsyah, 1997: 290)
Kita ambil contoh pekerjaan seorang Kepala Bagian (Kabag) pengadaan bahan pustaka di perpustakaan perguruan tinggi sebagai manajemen tingkat bawah. Ia ingin memonitor informasi mengenai permintaan koleksi (buku) oleh pengguna dalam subyek tertentu. Karena informasinya terstruktur, maka daftar permintaan buku berdasarkan subyek tersebut dapat diprogramkan. Peraturan-peraturan, prosedur-prosedur, dan cara penyampaian permintaannya dapat dibuat untuk keperluan pengadaan koleksi perpustakaan agar segalanya secara efektif dan efisien dapat dicapai sesuai dengan informasi yang sudah diketahuinya. Lain halnya dengan pekerjaan Kepala Perpustakaan, ia harus menentukan subyek apa yang akan diprioritaskan untuk dibeli untuk tahun anggaran yang akan datang. Ia membutuhkan informasi tambahan dari fungsi kegiatan lainnya, seperti data sirkulasi dan pemeliharaan untuk menentukan kebijakan pengembangan koleksi yang akan dibuatnya.
Dengan contoh di atas terlihat bahwa untuk pekerjaan manajemen lini bawah sistem informasinya lebih mudah diprogramkan dengan komputer dibandingkan dengan informasi untuk manajemen lini atas. Bentuk tanggung jawab manajemen lini atas yang meliputi masalah perencanaan strategis dengan sifat informasinya yang tidak terstruktur memang sulit untuk diprogramkan. Informasi untuk keperluan perencanaan (lini atas) lebih berorientasi pada masa depan, karena itu tidak sekonkret bila dibandingkan dengan informasi untuk keperluan manajemen lini bawah (Amsyah, 1997: 291).
Informasi yang dibutuhkan oleh unit-unit kerja dari semua tingkat kegiatan sampai ketingkat pengguna jasa organisasi sebagai bahan komunikasi organisasi akan diolah, digunakan dan disaring kemudian disalurkan sesuai dengan tingkatan dalam organisasi, seperti gambar di bawah ini. Gambar tersebut menunjukkan arus informasi dalam organisasi dari manajer lini atas (level 1) sebagai tingkat strategis, sampai ke lini bawah (level 4) sebagai tingkatan yang paling bawah di mana para pekerja langsung berhadapan dengan para pengguna. Hal ini menunjukkan bagaimana arus informasi dalam organisasi naik dan turun sesuai dengan jenjang dan tingkatannya (Henczel, 2001: 7). Untuk tiap-tiap tingkatan manajemen, tipe informasi yang dibutuhkan akan berbeda. Pada manajemen tingkat bawah, tipe informasinya adalah terinci (detail), karena informasi utama digunakan untuk pengendalian operasi. Sedangkan untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, tipe informasinya adalah semakin tersaring atau lebih ringkas (Hartono, 1999: 26).
Gambar 2. Penyaringan informasi ke level atas dalam tingkatan organisasi[u1]
(Gambar diadopsi dari: Henczel, 2001: 7).
C. Sistem Informasi
Untuk mendukung proses manajemen informasi seperti digambarkan di atas dibutuhkan sistem informasi (SI) yang menjadi poros untuk mengalirkan informasi dengan lancar agar proses-proses itu dapat berlangsung secara berkesinambungan dan teratur. Oetomo (2002: 11) mendefinisikan sistem informasi (SI) sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama yang lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. Dengan kata lain, SI merupakan kesatuan elemen-elemen yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk menciptakan dan membentuk arus informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan melakukan kontrol terhadap jalannya perusahaan
Dengan kata lain sistem informasi adalah suatu sistem di dalam sebuah organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak tertentu dengan informasi yang diperlukan.
Secara sederhana sistem informasi terdiri dari input, proses dan output seperti yang ilustrasikan pada gambar berikut ini. Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan sesuai dengan instruksi.
Gambar 3. Transformasi data menjadi informasi (Sumber: Davis, 1999: 91)
Model dasar sistem ini cocok bagi kasus sistem pengolahan informasi yang paling sederhana di mana semua masukan tiba pada saat bersamaan. Namun hal ini jarang terjadi dan biasanya dalam sistem informasi sering membutuhkan data yang telah disimpan dan diolah pada periode sebelumnya. Karena itu ditambahkan komponen sistem informasi lainnya, yaitu sebuah penyimpanan data (data storage), dan untuk maksud pengendalian dapat ditambahkan suatu sistem pengendalian umpan balik dalam sistem informasi tersebut (Davis, 1999: 91).
Gambar 4. Model Penerapan Sistem Informasi (Sumber: Laudon, 1995: 7)
Dalam sistem tersebut terdapat hubungan umpan balik dengan kedua elemen, yaitu input dan output. Input berupa data yang dimasukan melalui alat input (seperti: keybord atau unit kerja) yang akan diproses dengan metode-metode tertentu dan akan menghasilkan output berupa informasi. Informasi yang dihasilkan dapat berupa laporan (report) atau solusi dari proses yang telah dijalankan (Herlambang dan Tanuwijaya, 2005: 47).
Laudon & Laudon (1995: 5) memberikan penjelasan bahwa input merupakan proses penangkapan atau pengumpulan sumber-sumber data dari dalam dan luar organisasi, processing sebagai proses pengkonversian data yang di-input ke dalam bentuk yang lebih tepat dan berguna, dan output sebagai proses penyaluran informasi yang sudah diproses untuk orang-orang atau kegiatan-kegiatan yang memerlukannya. Sistem informasi juga menyimpan informasi dalam berbagai macam bentuk hingga informasi tersebut dibutuhkan. Sedangkan feedback atau umpan balik merupakan output yang dikembalikan pada anggota organisasi yang tepat untuk membantunya mengoreksi pada tahapan input.
D. Pengembangan Sistem Informasi
Pada dasarnya sistem informasi dapat merupakan tata kelola informasi secara manual atau berbasis komputer. Namun dalam perkembangan selanjutnya sistem informasi selalu berhubungan dengan teknologi informasi, khususnya teknologi komputer. Pengembangan sistem informasi berbasis komputer dapat merupakan tugas komplek yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun untuk menyelesaikannya. Oetomo (2002: 12) menjelaskan bahwa membangun sistem informasi bukan sekedar mengotomasi prosedur lama, tetapi menata dan memperbaharui bahkan menciptakan arus data yang baru yang lebih efisien, menetapkan prosedur pengolahan data yang baru secara tepat, sistematis, dan sederhana, menentukan model penyajian yang informatif dan standar, serta distribusi yang efektif. Proses pengembangan sistem ini biasanya melewati beberapa tahapan mulai dari sistem itu direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara dalam sebuah siklus hidup sistem.
Tahapan utama siklus hidup sistem ini terdiri dari tahapan perencanaan sistem, analisa sistem, desain sistem, seleksi sistem, implementasi sistem dan perawatan sistem (lihat gambar 5). Sebenarnya ada beberapa model siklus pengembangan sistem yang telah berkembang sejak tahun 70an – 90an seperti yang telah dijelaskan oleh Hartono (1999). Di antara 18 contoh model siklus pengembangan sistem yang disajikannya, hanya tiga model yang secara tegas menjelaskan tentang identifikasi kebutuhan-kebutuhan informasi dalam tahapan analisa sistemnya. Ketiga model tersebut dikembangkan oleh Joseph W. Wilkinson tahun 1982, Gordon B. Davis tahun 1985 dan Robert H. Blistmer tahun 1985.
Gambar 5. Siklus hidup pengembangan sistem (Sumber: Hartono, 1999: 41).
Wilkinson (seperti yang dikutip Hartono,1999: 52) menjelaskan bahwa ada beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu: 1). Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (dipandang dari metodologi yang digunakan); 2). Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem (dipandang dari sasaran yang akan dicapai); 3). Pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun (dipandang dari cara menentukan kebutuhan dari sistem); 4). Pendekatan sistem-menyeluruh lawan pendekatan moduler (dipandang dari cara mengembangkannya); dan 5). Pendekatan lompat jauh lawan pendekatan berkembang (dipandang dari teknologi yang akan digunakan).
Selanjutnya Wilkinson (Ibid: 58) menjelaskan bahwa salah satu pendekatan yang melihat kepada kebutuhan informasi organisasi adalah pendekatan bawah-naik (bottom-up approach) dan pendekatan atas-turun (top-down approach). Pada pendekatan bawah-naik pelaksanaan dimulai dari level bawah opersional di mana transaksi di lakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Sedangkan pada pendekatan atas turun pelaksanaan dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijakan organisasi. Langkah selanjutnya adalah dilakukannya analisa kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi ditentukan, maka proses selanjutnya turun ke pemrosesan transaksi untuk menentukan output, input, basis data, prosedur-prosedur operasi dan kontrol.
Keberadaan sistem informasi dalam meningkatkan kesehatan arus informasi sebuah organisasi perlu ditindaklanjuti dengan membangun suatu sistem informasi manajemen (SIM) yang integral dan terpadu. Oetomo (2002: 167) menjelaskan bahwa SIM akan menolong perusahaan-perusahaan dalam mengintegrasikan data, mempercepat dan mensistematiskan pengolahan data, meningkatkan kualitas informasi dan kontrol manajemen, mendorong terciptanya produk-produk baru, meningkatkan layanan dan kontrol, mengotomasi sebagian pekerjaan rutin, dan menyederhanakan alur kerja.
Davis (1999: 3) memberikan definisi SIM sebagai sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integrated) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sejalan dengan definisi Davis ini, Mc Leod (seperti yang dikutip Oetomo,2002: 168) memberikan definisi SIM sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
E. Sistem Informasi Perpustakaan
Perkembangan SIM pada suatu organisasi atau perusahaan telah menghasilkan berbagai macam jenis SIM yang berkembang saat ini. Misalnya: sistem informasi akutansi, sistem informasi pemasaran, sistem informasi perhotelan, sistem informasi perpustakaan, dan lain sebagainya. Meskipun banyak jenis SIM yang telah dikembangkan, namun tujuan pengembangan SIM adalah untuk menyediakan informasi-informasi beserta ringkasan eksekutifnya yang akan menjadi landasan dalam melaksanakan proses manajerial.
Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga penyedia informasi akan memiliki kinerja yang baik apabila ditunjang dengan manajemen untuk mengatur langkah-langkah dalam proses manajerialnya. Sedangkan sistem informasi dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua manajer unit terkait agar dapat melakukan kontrol dan membuat perencanaan selanjutnya atau mengambil keputusan-keputusan seperti bahan pustaka (koleksi) bidang subyek apa atau dalam format apa yang akan dibeli untuk program anggaran berikutnya, atau jenis layanan apa yang akan dikembangkan dalam periode yang akan datang. Untuk membuat keputusan seperti ini semua manajer yang terkait di dalam lingkungan perpustakaan akan membutuhkan informasi yang dihasilkan dari kegiatan-kegiatan operasional yang ada dalam sistem informasi yang telah dikembangkannya.
Gambar 6. Operasional sebuah perpustakaan (Sumber: Lancaster,1988)
Dalam hal kegiatan operasional perpustakaan pada dasarnya kegiatan-kegiatan tersebut dibagi menjadi dua kelompok utama seperti yang digambarkan dalam diagram di atas. Kegiatan pertama berhubungan dengan organisasi dan pengawasan sumber-sumber informasi. Kegiatan-kegiatan ini berupa layanan teknis yang menghasilkan berbagai macam alat bantu (seperti: katalog, bibliografi, klasifikasi rak, dan sejenisnya) yang akan membantu kegiatan kelompok keduanya, yaitu layanan publik. Layanan publik kemudian dibagi lagi menjadi dua kelompok: demand service dan notification service. Layanan yang pertama bersifat pasif menunggu respon atas permintaan para pengguna, sedangkan yang kedua lebih dinamis dengan mencoba mendisain layanan untuk di informasikan kepada para pengguna sehingga mereka menjadi tertarik (Lancaster,1988: 2).
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi, perpustakaan sebagai sebuah institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang yang tidak lepas dari penerapan teknologi informasi yang sedang berkembang pesat saat ini. Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan teknologi informasi, diawali dari perpustakaan manual, perpustakaan terotomasi, sampai pada perpustakaan digital atau cyber library (Arif, 2003:1).
Dengan adanya perkembangan dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi yang dapat difungsikan dalam berbagai macam bentuk di atas, maka pekerjaan perpustakaan sekarang adalah menghadirkan sistem otomasi perpustakaan terintegrasi, termasuk jaringan dan teknologi bidang elektronik dalam mewujudkan perpustakaan modern. Banyak perpustakaan yang telah memilih sistem informasi terotomasi pada awal abad ke-19an, dimana usaha-usaha perencanaan yang telah dilakukan sebelumnya difokuskan pada alih fungsi manual kepada sistem input dan output serta pembuatan sistem pencarian kembali koleksi secara terkomputerisasi, sekarang ini banyak mulai melakukan migrasi ke sistem yang baru. Hal ini disebabkan karena sistem yang pertama masih bersifat lokal, sedangkan sistem yang berkembang saat ini adalah bagaimana perpustakaan dapat mengatur sumber dayanya agar dapat diakses dalam jangkauan yang lebih luas lagi (Cohn dkk., 2001: xv).
Rowley (1998: 314) menjelaskan bahwa fokus sistem informasi manajemen perpustakaan adalah untuk memelihara, pengembangan dan pengawasan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan koleksi yang mendukung penyeleksian, pemesanan, pengadaan, pelabelan, pengatalogan, dan kontrol sirkulasi koleksi perpustakaan. Sistem tersebut paling tidak harus mendukung fungsi-fungsi kegiatan manajemen perpustakaan sebagai berikut:
1. Pemesanan dan pengadaan (mencakup kegiatan: pemesanan; penerimaan; penolakan; penghitungan keuangan; enquires status pemesanan; laporan dan statistik pengadaan).
2. Pengatalogan (meliputi: entri data; kontrol kepengarangan; downloading rekod dari basis data lain).
3. OPAC atau bentuk katalog lainnya (meliputi: akses secara online; antarmuka akses secara umum; bentuk katalog lainnya; akses internet; akses dari pengguna jauh melalui internet).
4. Kontrol sirkulasi (meliputi: parameter-parameter tentang kebijakan peminjaman, waktu buka layanan dll.; peminjaman; waktu pengembalian; perpanjangan; denda; pemeliharaan; peminjaman jangka pendek; pemeliharaan berkas peminjam, enqiuries yang berhubungan dengan para peminjam atau status dari tiap itemnya; surat peringatan; laporan dan statistik penggunaan koleksi yang ada).
5. Kontrol serial ( meliputi: pemesanan untuk berlangganan; penerimaan isu-isu secara tersendiri; penolakan; penjilidan dan kontrolnya; penghitungan keuangan; pengatalogan; kontrol sirkulasi; enquires berhubungan dengan serial; laporan dan statistik).
6. Informasi manajemen (meliputi: berbagai macam laporan dan statistik; alat-alat yang diperlukan untuk menganalisa informasi secara statistik).
7. Pinjam antar perpustakaan (hampir sama dengan kontrol sirkulasi, tapi biasanya pilihannya lebih sedikit).
8. Informasi komunitas (meliputi: entri data; akses secara online; antarmuka akses publik).
F. Audit Informasi
Istilah audit informasi diperkenalkan oleh Elizabeth Orna dalam Practical information policies; how to manage information flow in organizations (1990) dan St. Clair Guy dalam Customer service in the information environment (1993), sebagai komponen yang terintegrasi dalam pengembangan kebijakan informasi terutama dalam rangka pengembangan strategi informasi. Proses audit informasi ini digambarkan sebagai cara yang efektif untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi organisasi, memetakan arus informasi dari dalam dan luar, mengembangkan komunikasi antara professional informasi dengan para pekerja, pemasaran layanan informasi dan pengembangan profil perpustakaan dalam organisasi (Henczel, 2001: 13).
Salah satu definisi mengenai audit informasi dari perspektif pengguna perpustakaan dinyatakan oleh Sharon LaRosa ( dalam Henzel, 2001), ia mendefinisikan audit informasi sebagai sebuah metode untuk mengeksplorasi dan menganalisa perpustakaan yang mempunyai ragam pengguna dalam melakukan kegiatannya secara strategis, dan menentukan peluang-peluang jasa dalam menghadapi para penggunanya. Audit informasi, yang timbul dari pertanyaan tentang dimana dan bagaimana para pengguna menemukan dan menggunakan informasi, memberikan perpustakaan pengertian yang lebih baik akan kebutuhan sekarang dan masa datang dari para penggunanya, dimana pada gilirannya akan menolong perpustakaan itu sendiri dalam menentukan arahan strategis yang paling tepat.
Definisi-definisi tersebut mempunyai beberapa implikasi yang penting dalam pengelolaan informasi sebuah organisasi, antara lain:
1. Tujuan audit informasi adalah untuk menemukan bagaimana organisasi menggunakan informasi untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasinya. Jadi titik awalnya ada pada tujuan-tujuan organisasi tersebut, kemudian berimplikasi terhadap informasi yang dibutuhkan dan bagaimana informasi ini digunakan dalam memenuhi tujuan-tujuan tersebut. Pertimbangan tujuan-tujuan bisnis sebagai titik awal pelaksanaan audit ini akan menghasilkan sebuah pernyataan dasar tentang “Bagaimana seharusnya” informasi digunakan, dan hal ini akan memberikan petunjuk dari mana audit ini dimulai.
2. Proses audit ini sebagai suatu kegiatan dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang tepat untuk menemukan “Bagaimana hal yang terjadi sebenarnya” dalam menjawab kerangka permasalahan yang ada.
3. Keluaran audit ini terdiri dari hasil pencocokan antara bagaimana yang seharusnya terjadi dengan bagaimana yang terjadi sekarang.
4. Keluaran audit merupakan kegiatan penafsiran terhadap hasil pencocokan tersebut, dan memutuskan bagaimana penggunaan informasi organisasi kepada yang lebih mendekati tujuan yang dibutuhkannya (Orna, 1999: 70).
G. Metodologi Audit Informasi
Ada beberapa metodologi audit informasi yang dapat diterapkan dalam sebuah organisasi, di mana pelaksanaannya sangat tergantung kapada cakupan dan tujuan organisasi bersangkutan. Guenter (2004: 470) mengungkapkan bahwa, “There is really no formal rules, tools, or methods on how it should be conducted. The purpose of your audit and the structure or your own organization will directly determine its design and scope”.
Pernyataan Guenter ini mengisyaratkan bahwa untuk menentukan aturan, alat bantu, atau metode-metode formal tentang bagaimana seharusnya audit informasi ini dilaksanakan, maka desain dan cakupannya akan didasarkan pada tujuan audit dan struktur organisasi bersangkutan.
Henczel (2001: 17) menggambarkan komponen-komponen pelaksanaan audit informasi ke dalam tujuh tahap seperti tertera dalam gambar di bawah ini. Model tersebut dapat dikurangi atau ditambah sesuai dengan tipe organisasi, sumber-sumber yang tersedia dan alasan-alasan dalam pelaksanaan audit informasi tersebut.
Gambar 7. Model Tahapan Audit Informasi (sumber: Henczel, 2001: 17)
Tahap pertama, perencanaan, yaitu proses yang menggambarkan bagaimana memulai perencanaan audit informasi. Tahapan ini yang paling menentukan berhasil tidaknya audit informasi ini dilakukan. Dalam tahapan ini terdiri dari beberapa langkah yang harus dilaksanakan, yaitu: (i) menentukan tujuan yang jelas; (ii) menentukan cakupan audit dan alokasi sumbernya; (iii) memilih metodologi; (iv) mengembangkan strategi komunikasi; (v) mendaftar dukungan manajemen (termasuk persiapan kasus bisnisnya).
Tahapan kedua, pengumpulan data, yaitu proses yang menggambarkan bagaimana mengembangkan sebuah basis data sumber-sumber informasi, dan kemudian harus menentukan metode pengumpulan data, di antaranya: kuesioner, wawancara fokus pada grup dan wawancara personal.
Tahapan ketiga, analisa data, yaitu proses yang melihat pada tiga jenis (langkah) analisa yang diperlukan. Langkah pertama menganalisa data di dalam basis data informasi. Kedua pemetaan arus informasi. Dan, ketiga analisa survey tambahan. Tahapan ini mencakup persiapan data, penginputan dan pengeditan data dan berbagai macam cara di mana data dapat dianalisa dan memperkenalkan perangkat lunak yang dapat membantu analisa baik secara kuantitatif maupun kualitatif.
Tahapan keempat, evaluasi data, yaitu proses yang mendiskusikan evaluasi dan interpretasi data dalam kontek organisasi dan menganjurkan beberapa cara di mana temuan-temuan dapat digunakan untuk mengembangkan strategi-strategi dan memformulasikan rekomendasi, di antaranya: mengevaluasi kemungkinan adanya gap dan duplikasi; menginterpretasikan arus informasi; mengevaluasi permasalahan; memformulasikan rekomendasi; mengembangkan rencana kerja untuk melakukan perubahan.
Tahapan kelima, mengkomunikasikan temuan-temuan dan rekomendasi, yaitu proses yang menguji semua isu yang penting untuk dikomunikasikan dan direkomendasikan kepada stakeholder. Ada berbagai macam pilihan yang tersedia untuk mempresentasikan temuan-temuan dan rekomendasi hasil audit tersebut: laporan tertulis, presentasi dan seminar secara lisan, melalui situs organisasi atau umpan balik secara pribadi dari partisipan dan stakeholder.
Tahapan keenam, menerapkan rekomendasi, yaitu proses yang menghubungkan temuan-temuan dengan penerapan rekomendasi dan menganjurkan cara-cara untuk meningkatkan kesempatan penerapan yang berhasil. Pada tahapan ini memperkenalkan kebijakan informasi sebagai sebuah alat untuk mengkoordinasi bagaimana informasi dikelola di dalam organisasi tersebut
Tahapan ketujuh, audit informasi sebagai proses berkesinambungan, yaitu proses yang melihat bagaimana proses audit informasi ini dapat dilaksanakan secara reguler untuk menjaga keseimbangan perubahan kebutuhan informasi organisasi.
H. Studi Kasus Pelaksanaan Audit Informasi di Perpustakaan
Studi kasus pelaksanaan audit informasi di perpustakaan ini mengangkat hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis dengan judul PELAKSANAAN AUDIT INFORMASI SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN UIN JAKARTA: STUDI KASUS KEGIATAN PENGADAAN KOLEKSI. Pada penelitian ini penulis berasumsi bahwa hasil keluaran (output) sistem informasi terotomasi perpustakaan UIN Jakarta berbasis CDS/ISIS belum memenuhi kebutuhan informasi bagi fungsi kegiatan pengadaan koleksi perpustakaan yang selama ini berlangsung. Kasus ini mengakibatkan adanya kesenjangan dan duplikasi informasi baik di antara fungsi-fungsi kegiatan manajemen, maupun antara pihak manajemen dengan pengguna perpustakaan. Dalam memenuhi kebutuhan tersebut, perpustakaan UIN Jakarta telah merencanakan untuk mengembangkan sistem informasi perpustakaan terintegrasi berbasis web. Sebelum pengembangan sistem ini berlangsung pada tahap desain secara umum, maka perlu dilakukan analisa kebutuhan dan penggunaan informasi bagi pihak manajemen dan pengguna perpustakaan.
Kesimpulan yang dapat digali dari tahapan-tahapan pelaksanaan audit informasi sistem informasi perpustakaan UIN Jakarta ini, yaitu:
1. Penerapan program SIPISIS di perpustakaan UIN Jakarta ini merupakan suatu pilihan (keputusan) yang kurang tepat karena tidak sesuai dengan tujuan-tujuan yang ingin dicapai sebagaimana tercantum dalam buku Rencana Induk Pengembangan IAIN Syarif Hidayatullah Jakarta tahun 1999/2000-2003/2004 dan Konsep Integral Pengembangan Perpustakaan IAIN Syarif Hidayatullah Menuju Perpustakaan Riset Terpadu. Dalam buku tersebut sudah jelas bahwa tujuan yang ingin dicapai dalam pengembangan sistem informasi terotomasi perpustakaan UIN Jakarta adalah untuk mendukung fungsi-fungsi kegiatan yang ada di bagian pengadaan, pengolahan, sirkulasi, pemeliharaan, dan referensi. Sedangkan program SIPISIS, sebagaimana dijelaskan dalam buku panduannya, telah dikembangkan hanya untuk mendukung fungsi kegiatan pengolahan dan sirkulasi.
2. Pelaksanaan audit informasi sistem informasi perpustakaan UIN Jakarta dapat menggambarkan bahwa kebutuhan informasi bagi pihak manajemen dan pengguna perpustakaan dalam kegiatan pengadaan koleksi adalah: (1) pada pihak manajemen tingkat atas dibutuhkan informasi tentang daftar usulan bahan pustaka, jumlah ketersediaan koleksi yang dimiliki (ada, rusak, dijilid, hilang, disisihkan), jumlah keterpakaian koleksi, jumlah permintaan koleksi, dan jumlah dana yang tersedia untuk pengadaan koleksi; (2) pada pihak manajemen tingkat bawah kebutuhan informasi yang berhubungan dengan kegiatan pengadaan koleksi ini meliputi informasi daftar koleksi yang dimiliki (judul, pengarang, penerbit, tahun terbit, subyek, jumlah, harga), daftar koleksi rusak, dijilid, hilang, disisihkan (nomor induk, judul, pengarang, penerbit, subyek, copy), daftar peminjaman koleksi (nomor induk, judul, pengarang, subyek, volume, copy), daftar permintaan koleksi (judul, pengarang, penerbit, tahun terbit, subyek, harga), daftar koleksi wajib dan anjuran tiap program studi (judul, pengarang, penerbit, tahun terbit, subyek, jumlah, harga), daftar terbitan ilmiah dan populer penunjang kegiatan perkuliahan (judul, pengarang, penerbit, subyek, harga), daftar pemesanan koleksi dari suplier (judul, pengarang, penerbit, subyek, jumlah, harga), dan daftar usulan koleksi yang tertunda (judul, pengarang, penerbit, subyek, jumlah, harga); (3) pada pihak pengguna perpustakaan informasi yang dibutuhkan berupa informasi koleksi yang dimiliki (berdasarkan judul, pengarang, penerbit, subyek, dan kata kunci), informasi status koleksi (ada, dipinjam, rusak, hilang, atau dipesan), informasi daftar isi (abstrak) koleksi, informasi permintaan koleksi (judul, pengarang, penerbit, subyek, kata kunci), informasi peminjam koleksi (data peminjam dan data peminjaman tiap anggota), dan ketersedian informasi 1 sampai 5 dalam jaringan lokal (LAN) dan yang lebih luas (WAN) dengan fasilitas OPAC berbasis WEB.
3. Analisa data pelaksanaan audit informasi sistem informasi perpustakaan UIN Jakarta menggambarkan bahwa penggunaan informasi pada pihak manajemen tingkat atas adalah untuk menetapkan pemesanan koleksi untuk tahun anggaran yang akan datang. Sedangkan pada pihak manajemen tingkat bawah kebutuhan informasi yang berhubungan dengan pengadaan koleksi ini digunakan untuk menganalisa jumlah-jumlah tentang ketersediaan, peminjaman, permintaan, kebutuhan koleksi wajib dan anjuran, dan usulan yang tertunda pada tahun sebelumnya. Adapun pada pihak pengguna perpustakaan, informasi yang berhubungan dengan pengadaan koleksi ini digunakan untuk: menunjukan dan memudahkan pencarian koleksi apa yang dimiliki perpustakaan tersebut dari segi pengarang, judul, subyek atau data bibiliografi lainnya; mengetahui keberadaan koleksi apakah ada di rak, dipinjam, diperbaiki, rusak, hilang, masih diolah, atau baru dipesan; mengetahui isi atau pokok bahasan yang ada pada tiap- tiap koleksi; mengajukan permintaan koleksi baru yang belum dimiliki; mengetahui informasi peminjam lengkap dengan alamat atau data lainnya yang bisa dihubungi dan/atau peminjaman tiap anggota yang dapat diakses dalam jaringan lokal (LAN) dan yang lebih luas (WAN) dengan fasilitas OPAC berbasis WEB.
4. Hasil evaluasi dari data yang diperoleh mengenai kebutuhan dan penggunaan informasi dalam sistem informasi terotomasi perpustakaan UIN Jakarta ini memberikan gambaran adanya permasalahan kesenjangan dan penyumbatan informasi pada pihak manajemen dan pengguna perpustakaan dalam kegiatan pengadaan koleksi. Salah satu di antaranya adalah terjadinya kesenjangan informasi (gap) dalam arus informasi dari pengguna perpustakaan kepada pihak manajemen dalam kegiatan pengadaan yang berhubungan dengan permintaan koleksi baru. Selain itu ada juga masalah duplikasi penggunaan (penginputan) data bibliografi yang terjadi di beberapa fungsi kegiatan yang ada. Hal ini menunjukkan bahwa sistem informasi terotomasi yang diterapkan di perpustakaan UIN Jakarta ini belum bisa mendukung tujuan-tujuan sebagaimana yang direncanakan dalam buku Konsep Integral yang telah dirumuskannya. Hal ini dapat dibuktikan dengan tidak tersedianya informasi-informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen dan pengguna perpustakaan yang berhubungan dengan kegiatan pengadaan koleksi. Selain itu terdapat duplikasi dokumen-dokumen yang berhubungan dengan data-data bibiliografi di beberapa fungsi kegiatan yang ada. Dari hasil evaluasi ini maka dapat disimpulkan bahwa kegiatan pengadaan koleksi di lingkungan perpustakaan UIN Jakarta ini belum berhasil dilakukan secara efektif dan efisien. Hal ini terjadi karena pelaksanaan pengadaan koleksi masih didasarkan atas asumsi kebutuhan dan bukan atas dasar kebijakan yang disusun berdasarkan ketersediaan dan keterpakaian koleksi yang selayaknya sudah disediakan oleh sistem yang diterapkan. Dengan demikian sistem informasi terotomasi perpustakaan UIN Jakarta berbasis SIPISIS ini perlu dikembangkan lagi dengan bantuan program pendukung lain atau diganti dengan program baru lainnya yang sudah berbasis WEB. Hal ini dilakukan dalam rangka memenuhi kebutuhan dan penggunaan informasi bagi pihak manajemen dan pengguna perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pelaksanaan pengadaan koleksi ini.
5. Beberapa rekomendasi yang dihasilkan dari pelaksanaan audit informasi sistem informasi perpustakaan UIN Jakarta pada pihak manajemen dan pengguna perpustakaan dalam kegiatan pengadaan koleksi adalah (1) sistem informasi perpustakaan yang akan dikembangkan harus dapat menghasilkan keluaran-keluaran (informasi) bagi kepentingan manajemen tingkat atas dalam menetapkan daftar pemesanan koleksi untuk tahun anggaran akan datang, yaitu berupa daftar usulan koleksi tahun anggaran yang akan datang dan beberapa laporan ringkas mengenai jumlah ketersediaan, keterpakaian, dan permintaan koleksi; (2) sistem informasi perpustakaan yang akan dikembangkan harus dapat memenuhi kebutuhan dan penggunaan informasi pada manajemen tingkat bawah dalam kegiatan pengadaan koleksi dengan mengembangkan sebuah basis data yang dapat mengintegrasikan fungsi-fungsi yang ada mulai dari proses pengadaan, pengolahan, sirkulasi, dan pemeliharaan. Dengan tersedianya basis data yang terintegrasi ini diharapkan dapat menghasilkan informasi (output) berupa daftar ketersediaan koleksi (ada, rusak, dijilid, hiling, disisihkan, dan dipesan), daftar keterpakaian koleksi yang dimiliki, daftar permintaan koleksi wajib dan anjuran, daftar pemesanan koleksi, daftar usulan tertunda, dan daftar terbitan ilmiah dan populer dari para penerbit atau suplier; (3) sistem informasi yang akan dikembangkan harus dapat memenuhi kebutuhan para pengguna perpustakaan baik dalam jaringan lokal (LAN) maupun yang lebih luas lagi (WAN) dengan fasilitas OPAC berbasis WEB yang dapat menyediakan keluaran (output) berupa informasi koleksi yang dimiliki (dengan pendekatan pengarang, judul, subyek, dan kata kunci), informasi mengenai status koleksi (ada, rusak, dipinjam, dijilid, hilang, disisihkan, atau dipesan), informasi peminjam yang bisa dihubungi, dan informasi atau fasilitas permintaan koleksi yang dibutuhkan.
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. (1977). Manajemen Sistem Informasi. Cet.4 ,(2003). Jakarta: Gramedia Pustaka.
Arif, Ikhwan. (2004). “Konsep dan Perencanaan dalam Automasi Perpustakaan”. Makalah seminar dan workshop sehari Membangun Jaringan Perpustakaan Digital dan Automasi Perpustakaan menuju Masyarakat Berbasis Pengetahuan. Malang: Universitas Muhammadiyah Malang, 4 Oktober 2004.
Cohn, John M. (2001). Planning for Integrated Systems and Technologies: a how-to-do-it manual for librarians. New York: Neal-Schuman Publishers, Inc.
Davis, Gordon B. (1999). Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo.
Guenther, Kim. (2004). Conducting an Information Audit on your Intranet. ONLINE, September/Oktober 2004. www.onlinemag.net. 11/1/2006.
Hartono, Yogiyanto. (1999). Analisa & Design Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta: ANDI Yogyakarta.
Henczel, Susan. (2001). The Information Audit as a First Step towards Effective Knowledge Management. International Contributed Papers. SLA Publishing, Washington DC. Tersedia di http://forge.fh-potsdam.de/~IFLA/INSPEL/00-3hesu.pdf. Diakses tanggal 5/12/2005.
____________. (2001). The Information Audit: a practical guide. Munchen: Saur.
____________. (2004). Creating User Profiles to Improve Information Quality. ONLINE, Mei/Juni 2004. Tersedia di www.onlinemag.net . 11/1/2006.
____________. (2005). To be truly accountable to your clients, identify their needs. Information Outlook. Feb, 2005. Tersedia di http://www.findarticle.com/p/articles/mi_mOFWE/is_2_9/ai_n13787592/. Diakses tanggal 13/11/2005.
Herlambang, Soendoro dan Tanuwijaya, Haryanto. (2005). Sistem Informasi: konsep, teknologi dan manajemen. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu.
Lancaster, F.W. (1988). If you want to evalute your library... London: The Library Association.
Laudon, Kenneth C. dan Laudon, Jane Price. (1995). Information Systems: a problem solving approach. Forth Worth: Dryden Press.
Marchionini, Gary. (1995). Information Seeking in Electrinic Environments. Cambridge: Cambridge University Press.
Nurwono, Yuniarto. (1994). Manajemen Informasi Pendekatan Global. Jakarta: Elex Media Komputindo.
Oetomo, Budi Sutejo Dharma. (2002). Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI Yogyakarta.
OICT. (2005). Information Management – Framework Guidline. Department of Commence Australia www.oit.nsw.gov.au/content/2.3.12-IM-Audit.asp. 13/11/2005
Orna, Elizabeth. (1999). Practical Information Policies. Vermon: Gower.
Ramjaun, Ibrahim. (2000). The Information Audit: a tool for visionary organisations. PROSI Magazine. No. 379 (Agustus 2000). Hal. 1-7. Tersedia di http://www.ingentaconnect.com/content/routledg/epri/2003/00000012/00000004/art00006. Diakses tgl. 13 Juni 2006.
[u1]Cek dan lengkapi
SEBUAH KONSEP ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI
DALAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
Oleh:
Ade Abdul Hak
A. Pendahuluan
Informasi adalah salah satu aset yang sangat penting yang dimiliki oleh sebuah organisasi. Pengelolaan informasi sebagai aset atau sumber daya organisasi ini (seperti halnya sumber daya manusia dan keuangan) tentunya sangat penting dilakukan untuk memenuhi kebutuhan informasi manajemen baik secara strategis maupun operasional. Salah satu strategi dalam pengelolaan informasi untuk kebutuhan manajemen ini adalah pengembangan sistem informasi manajemen atau lebih dikenal dengan istilah SIM.
Pengembangan SIM dalam sebuah organisasi tidak terlepas dari adanya perubahan-perubahan dalam bidang teknologi informasi dan telekomunikasi yang terjadi pada saat ini. Sebagai contoh dukungan integrasi informasi ke dalam sebuah jaringan yang dapat diakses dari sektor-sektor masyarakat secara umum maupun pribadi (OICT, 2005: 3), ternyata telah mempengaruhi kegiatan internal SIM yang ada dalam sebuah organisasi. Selain itu, perubahan-perubahan kebiasaan cara mencari informasi oleh para pengguna akhir (end-user), berkembang pesatnya produk-produk informasi dalam berbagai macam format, dan cara penyampaian jasa yang berorientasi kepada kepuasan pengguna menuntut organisasi untuk mengkaji ulang sistem informasi yang telah dikembangkan sebelumnya.
Kajian ulang terhadap aset-aset dan kebutuhan informasi bagi para stakeholder dalam rangka mencari model sistem yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan pengguna tersebut merupakan salah satu komponen dalam siklus hidup pengembangan sistem informasi. Pada siklus hidup pengembangan sistem informasi ini, tiap-tiap bagian dari pengembangan sistem dapat terdiri dari beberapa tahapan kerja yang mempunyai karakteristik sendiri. Tahapan kerja ini biasanya dimulai dari tahap perencanaan sistem, analisa sistem, desain sistem, seleksi sistem, implementasi sistem, dan perawatan sistem (Hartono, 1999: 41). Seperti yang disinyalir oleh Nurwono (1994) sistem informasi dapat dibentuk sesuai dengan kebutuhan organisasi masing-masing, oleh karena itu untuk dapat menerapkan sistem informasi yang efektif dan efisien, diperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai dengan keinginan dan nilai masing-masing organisasi.
Salah satu kegiatan analisa sistem ini adalah mendefinisikan kebutuhan informasi. Analisa kebutuhan informasi bagi para stakeholder dapat dilakukan dengan beberapa metode pengumpulan informasi, antara lain: wawancara perorangan atau kelompok fokus, pengamatan (observasi), dan pencarian catatan (dokumentasi). Penerapan metode-metode ini dipadukan dalam sebuah tahapan pengumpulan data yang sistematis. Kemudian tahapan ini diikuti oleh kegiatan analisa dan evaluasi data sampai kepada tersedianya rumusan-rumusan rekomendasi untuk pengembangan sistem tersebut. Proses tersebut merupakan sebuah evaluasi sistematis terhadap kebutuhan dan penggunaan informasi yang tercipta dengan sebuah pembuktian yang ditunjukan oleh pengguna dan dokumen-dokumen yang ada untuk memperkuat keberadaannya dalam memberikan konstribusi bagi tujuan-tujuan organisasi. Selanjutnya proses ini dikenal dengan istilah audit informasi (Henczel, 2001: xxii).
Audit informasi dilakukan untuk memahami bagaimana sebuah lingkungan informasi (dalam hal ini sistem informasi manajemen sebuah organisasi) tepat sesuai dengan misi dan visi organisasi. Dengan dilakukan audit informasi terhadap kebutuhan dan penggunaan informasi pada sistem yang berjalan, maka akan diketahui informasi-informasi apa yang perlu dihasilkan sebagai keluaran (output) dari sistem yang akan dikembangkan tersebut. Pada akhirnya pelaksanaan audit informasi ini akan menghasilkan rekomendasi-rekomendasi sebagai bahan masukan dalam merumuskan sebuah kebijakan informasi tentang pengembangan sistem informasi manajemen bagi organisasi bersangkutan.
B. Informasi dan Kebutuhan Informasi Manajemen
Memahami arti, sifat dan ciri-ciri informasi merupakan persyaratan awal dalam penerapan audit informasi dalam sebuah organisasi. Davis (1998: 28) menegaskan bahwa istilah informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi, atau yang lainnya sesuai dengan pendekatan disiplin ilmu yang menerapkannya. Informasi dapat memperkaya penyajian, mempunyai nilai kejutan, atau mengungkap sesuatu yang penerimanya tidak tahu atau tidak tersangka. Dalam dunia yang tidak menentu, informasi mengurangi ketidakpastian. Ia mengubah kemungkinan-kemungkinan hasil yang diharapkan dalam sebuah situasi keputusan dan karena itu mempunyai nilai dalam proses keputusan.
Buckland (seperti yang dikutip Marchionini, 1998: 5) membedakan informasi sebagai proses (kegiatan komunikasi), informasi sebagai pengetahuan (menambah atau mengurangi ketidakpastian), dan informasi sebagai suatu benda (objek-objek yang mungkin memberikan informasi). Dalam hal ini Marchionini (1998:5) menyimpulkan bahwa informasi adalah sesuatu yang disalurkan dari seseorang atau benda ke dalam sebuah sistem pengetahuan penerimanya, dan sebagai komponen internal dalam fikiran orang tersebut. Sedangkan Gray (seperti yang dikutip Ramjaun, 2000: 2) menjelaskan bahwa informasi adalah sesuatu yang dibutuhkan seseorang untuk diketahui dan diterapkan dalam melaksanakan pekerjaannya agar sesuai dengan tujuan-tujuan yang ingin dicapainya baik oleh orang itu sendiri maupun oleh organisasinya.
Davis (1999: 28) memberikan definisi secara umum untuk istilah informasi dalam pemakaian sistem informasi. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Definisi ini menekankan kenyataan bahwa data harus diproses dengan cara-cara tertentu untuk menjadi informasi dalam bentuk dan nilai yang berguna bagi pemakainya. Dengan demikian seorang pemakai informasi dapat bertindak atau mengambil keputusan tertentu secara pasti berdasarkan informasi yang dimilikinya.
Dalam hal kebutuhan informasi untuk manajemen, masing-masing tingkat manajemen akan menggunakan bentuk informasi sesuai dengan keperluan masing-masing. Karena itu terdapat bermacam-macam pengelompokan informasi. Pada gambar berikut ini diperlihatkan secara kontras segi bisnis suatu informasi secara berkesinambungan dengan manajemen lini atas (strategis) di satu sisi dan manajemen lini bawah (teknis) di sisi lain. Manajemen lini tengah (taktis), sebagaimana biasa, selalu berada di antara keduanya dengan bentuk informasi yang berada di antara kedua bentuk tingkatan tersebut (Amsyah, 1997: 289). Faktor-faktor dominan yang membedakan kebutuhan informasi dalam gambar tersebut adalah pada manajemen tingkat atas bentuk informasi biasanya tidak terstruktur, masa depan dan eksternal. Sedangkan pada manajemen tingkat bawah bentuk informasi terstruktur, sudah terjadi dan internal.
Gambar 1. Dimensi bisnis suatu informasi (Sumber: Amsyah, 1997: 290)
Kita ambil contoh pekerjaan seorang Kepala Bagian (Kabag) pengadaan bahan pustaka di perpustakaan perguruan tinggi sebagai manajemen tingkat bawah. Ia ingin memonitor informasi mengenai permintaan koleksi (buku) oleh pengguna dalam subyek tertentu. Karena informasinya terstruktur, maka daftar permintaan buku berdasarkan subyek tersebut dapat diprogramkan. Peraturan-peraturan, prosedur-prosedur, dan cara penyampaian permintaannya dapat dibuat untuk keperluan pengadaan koleksi perpustakaan agar segalanya secara efektif dan efisien dapat dicapai sesuai dengan informasi yang sudah diketahuinya. Lain halnya dengan pekerjaan Kepala Perpustakaan, ia harus menentukan subyek apa yang akan diprioritaskan untuk dibeli untuk tahun anggaran yang akan datang. Ia membutuhkan informasi tambahan dari fungsi kegiatan lainnya, seperti data sirkulasi dan pemeliharaan untuk menentukan kebijakan pengembangan koleksi yang akan dibuatnya.
Dengan contoh di atas terlihat bahwa untuk pekerjaan manajemen lini bawah sistem informasinya lebih mudah diprogramkan dengan komputer dibandingkan dengan informasi untuk manajemen lini atas. Bentuk tanggung jawab manajemen lini atas yang meliputi masalah perencanaan strategis dengan sifat informasinya yang tidak terstruktur memang sulit untuk diprogramkan. Informasi untuk keperluan perencanaan (lini atas) lebih berorientasi pada masa depan, karena itu tidak sekonkret bila dibandingkan dengan informasi untuk keperluan manajemen lini bawah (Amsyah, 1997: 291).
Informasi yang dibutuhkan oleh unit-unit kerja dari semua tingkat kegiatan sampai ketingkat pengguna jasa organisasi sebagai bahan komunikasi organisasi akan diolah, digunakan dan disaring kemudian disalurkan sesuai dengan tingkatan dalam organisasi, seperti gambar di bawah ini. Gambar tersebut menunjukkan arus informasi dalam organisasi dari manajer lini atas (level 1) sebagai tingkat strategis, sampai ke lini bawah (level 4) sebagai tingkatan yang paling bawah di mana para pekerja langsung berhadapan dengan para pengguna. Hal ini menunjukkan bagaimana arus informasi dalam organisasi naik dan turun sesuai dengan jenjang dan tingkatannya (Henczel, 2001: 7). Untuk tiap-tiap tingkatan manajemen, tipe informasi yang dibutuhkan akan berbeda. Pada manajemen tingkat bawah, tipe informasinya adalah terinci (detail), karena informasi utama digunakan untuk pengendalian operasi. Sedangkan untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, tipe informasinya adalah semakin tersaring atau lebih ringkas (Hartono, 1999: 26).
Gambar 2. Penyaringan informasi ke level atas dalam tingkatan organisasi[u1]
(Gambar diadopsi dari: Henczel, 2001: 7).
C. Sistem Informasi
Untuk mendukung proses manajemen informasi seperti digambarkan di atas dibutuhkan sistem informasi (SI) yang menjadi poros untuk mengalirkan informasi dengan lancar agar proses-proses itu dapat berlangsung secara berkesinambungan dan teratur. Oetomo (2002: 11) mendefinisikan sistem informasi (SI) sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama yang lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. Dengan kata lain, SI merupakan kesatuan elemen-elemen yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk menciptakan dan membentuk arus informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan melakukan kontrol terhadap jalannya perusahaan
Dengan kata lain sistem informasi adalah suatu sistem di dalam sebuah organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak tertentu dengan informasi yang diperlukan.
Secara sederhana sistem informasi terdiri dari input, proses dan output seperti yang ilustrasikan pada gambar berikut ini. Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan sesuai dengan instruksi.
Gambar 3. Transformasi data menjadi informasi (Sumber: Davis, 1999: 91)
Model dasar sistem ini cocok bagi kasus sistem pengolahan informasi yang paling sederhana di mana semua masukan tiba pada saat bersamaan. Namun hal ini jarang terjadi dan biasanya dalam sistem informasi sering membutuhkan data yang telah disimpan dan diolah pada periode sebelumnya. Karena itu ditambahkan komponen sistem informasi lainnya, yaitu sebuah penyimpanan data (data storage), dan untuk maksud pengendalian dapat ditambahkan suatu sistem pengendalian umpan balik dalam sistem informasi tersebut (Davis, 1999: 91).
Gambar 4. Model Penerapan Sistem Informasi (Sumber: Laudon, 1995: 7)
Dalam sistem tersebut terdapat hubungan umpan balik dengan kedua elemen, yaitu input dan output. Input berupa data yang dimasukan melalui alat input (seperti: keybord atau unit kerja) yang akan diproses dengan metode-metode tertentu dan akan menghasilkan output berupa informasi. Informasi yang dihasilkan dapat berupa laporan (report) atau solusi dari proses yang telah dijalankan (Herlambang dan Tanuwijaya, 2005: 47).
Laudon & Laudon (1995: 5) memberikan penjelasan bahwa input merupakan proses penangkapan atau pengumpulan sumber-sumber data dari dalam dan luar organisasi, processing sebagai proses pengkonversian data yang di-input ke dalam bentuk yang lebih tepat dan berguna, dan output sebagai proses penyaluran informasi yang sudah diproses untuk orang-orang atau kegiatan-kegiatan yang memerlukannya. Sistem informasi juga menyimpan informasi dalam berbagai macam bentuk hingga informasi tersebut dibutuhkan. Sedangkan feedback atau umpan balik merupakan output yang dikembalikan pada anggota organisasi yang tepat untuk membantunya mengoreksi pada tahapan input.
D. Pengembangan Sistem Informasi
Pada dasarnya sistem informasi dapat merupakan tata kelola informasi secara manual atau berbasis komputer. Namun dalam perkembangan selanjutnya sistem informasi selalu berhubungan dengan teknologi informasi, khususnya teknologi komputer. Pengembangan sistem informasi berbasis komputer dapat merupakan tugas komplek yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun untuk menyelesaikannya. Oetomo (2002: 12) menjelaskan bahwa membangun sistem informasi bukan sekedar mengotomasi prosedur lama, tetapi menata dan memperbaharui bahkan menciptakan arus data yang baru yang lebih efisien, menetapkan prosedur pengolahan data yang baru secara tepat, sistematis, dan sederhana, menentukan model penyajian yang informatif dan standar, serta distribusi yang efektif. Proses pengembangan sistem ini biasanya melewati beberapa tahapan mulai dari sistem itu direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara dalam sebuah siklus hidup sistem.
Tahapan utama siklus hidup sistem ini terdiri dari tahapan perencanaan sistem, analisa sistem, desain sistem, seleksi sistem, implementasi sistem dan perawatan sistem (lihat gambar 5). Sebenarnya ada beberapa model siklus pengembangan sistem yang telah berkembang sejak tahun 70an – 90an seperti yang telah dijelaskan oleh Hartono (1999). Di antara 18 contoh model siklus pengembangan sistem yang disajikannya, hanya tiga model yang secara tegas menjelaskan tentang identifikasi kebutuhan-kebutuhan informasi dalam tahapan analisa sistemnya. Ketiga model tersebut dikembangkan oleh Joseph W. Wilkinson tahun 1982, Gordon B. Davis tahun 1985 dan Robert H. Blistmer tahun 1985.
Gambar 5. Siklus hidup pengembangan sistem (Sumber: Hartono, 1999: 41).
Wilkinson (seperti yang dikutip Hartono,1999: 52) menjelaskan bahwa ada beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu: 1). Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (dipandang dari metodologi yang digunakan); 2). Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem (dipandang dari sasaran yang akan dicapai); 3). Pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun (dipandang dari cara menentukan kebutuhan dari sistem); 4). Pendekatan sistem-menyeluruh lawan pendekatan moduler (dipandang dari cara mengembangkannya); dan 5). Pendekatan lompat jauh lawan pendekatan berkembang (dipandang dari teknologi yang akan digunakan).
Selanjutnya Wilkinson (Ibid: 58) menjelaskan bahwa salah satu pendekatan yang melihat kepada kebutuhan informasi organisasi adalah pendekatan bawah-naik (bottom-up approach) dan pendekatan atas-turun (top-down approach). Pada pendekatan bawah-naik pelaksanaan dimulai dari level bawah opersional di mana transaksi di lakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Sedangkan pada pendekatan atas turun pelaksanaan dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijakan organisasi. Langkah selanjutnya adalah dilakukannya analisa kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi ditentukan, maka proses selanjutnya turun ke pemrosesan transaksi untuk menentukan output, input, basis data, prosedur-prosedur operasi dan kontrol.
Keberadaan sistem informasi dalam meningkatkan kesehatan arus informasi sebuah organisasi perlu ditindaklanjuti dengan membangun suatu sistem informasi manajemen (SIM) yang integral dan terpadu. Oetomo (2002: 167) menjelaskan bahwa SIM akan menolong perusahaan-perusahaan dalam mengintegrasikan data, mempercepat dan mensistematiskan pengolahan data, meningkatkan kualitas informasi dan kontrol manajemen, mendorong terciptanya produk-produk baru, meningkatkan layanan dan kontrol, mengotomasi sebagian pekerjaan rutin, dan menyederhanakan alur kerja.
Davis (1999: 3) memberikan definisi SIM sebagai sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integrated) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sejalan dengan definisi Davis ini, Mc Leod (seperti yang dikutip Oetomo,2002: 168) memberikan definisi SIM sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
E. Sistem Informasi Perpustakaan
Perkembangan SIM pada suatu organisasi atau perusahaan telah menghasilkan berbagai macam jenis SIM yang berkembang saat ini. Misalnya: sistem informasi akutansi, sistem informasi pemasaran, sistem informasi perhotelan, sistem informasi perpustakaan, dan lain sebagainya. Meskipun banyak jenis SIM yang telah dikembangkan, namun tujuan pengembangan SIM adalah untuk menyediakan informasi-informasi beserta ringkasan eksekutifnya yang akan menjadi landasan dalam melaksanakan proses manajerial.
Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga penyedia informasi akan memiliki kinerja yang baik apabila ditunjang dengan manajemen untuk mengatur langkah-langkah dalam proses manajerialnya. Sedangkan sistem informasi dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua manajer unit terkait agar dapat melakukan kontrol dan membuat perencanaan selanjutnya atau mengambil keputusan-keputusan seperti bahan pustaka (koleksi) bidang subyek apa atau dalam format apa yang akan dibeli untuk program anggaran berikutnya, atau jenis layanan apa yang akan dikembangkan dalam periode yang akan datang. Untuk membuat keputusan seperti ini semua manajer yang terkait di dalam lingkungan perpustakaan akan membutuhkan informasi yang dihasilkan dari kegiatan-kegiatan operasional yang ada dalam sistem informasi yang telah dikembangkannya.
Gambar 6. Operasional sebuah perpustakaan (Sumber: Lancaster,1988)
Dalam hal kegiatan operasional perpustakaan pada dasarnya kegiatan-kegiatan tersebut dibagi menjadi dua kelompok utama seperti yang digambarkan dalam diagram di atas. Kegiatan pertama berhubungan dengan organisasi dan pengawasan sumber-sumber informasi. Kegiatan-kegiatan ini berupa layanan teknis yang menghasilkan berbagai macam alat bantu (seperti: katalog, bibliografi, klasifikasi rak, dan sejenisnya) yang akan membantu kegiatan kelompok keduanya, yaitu layanan publik. Layanan publik kemudian dibagi lagi menjadi dua kelompok: demand service dan notification service. Layanan yang pertama bersifat pasif menunggu respon atas permintaan para pengguna, sedangkan yang kedua lebih dinamis dengan mencoba mendisain layanan untuk di informasikan kepada para pengguna sehingga mereka menjadi tertarik (Lancaster,1988: 2).
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi, perpustakaan sebagai sebuah institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang yang tidak lepas dari penerapan teknologi informasi yang sedang berkembang pesat saat ini. Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan teknologi informasi, diawali dari perpustakaan manual, perpustakaan terotomasi, sampai pada perpustakaan digital atau cyber library (Arif, 2003:1).
Dengan adanya perkembangan dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi yang dapat difungsikan dalam berbagai macam bentuk di atas, maka pekerjaan perpustakaan sekarang adalah menghadirkan sistem otomasi perpustakaan terintegrasi, termasuk jaringan dan teknologi bidang elektronik dalam mewujudkan perpustakaan modern. Banyak perpustakaan yang telah memilih sistem informasi terotomasi pada awal abad ke-19an, dimana usaha-usaha perencanaan yang telah dilakukan sebelumnya difokuskan pada alih fungsi manual kepada sistem input dan output serta pembuatan sistem pencarian kembali koleksi secara terkomputerisasi, sekarang ini banyak mulai melakukan migrasi ke sistem yang baru. Hal ini disebabkan karena sistem yang pertama masih bersifat lokal, sedangkan sistem yang berkembang saat ini adalah bagaimana perpustakaan dapat mengatur sumber dayanya agar dapat diakses dalam jangkauan yang lebih luas lagi (Cohn dkk., 2001: xv).
Rowley (1998: 314) menjelaskan bahwa fokus sistem informasi manajemen perpustakaan adalah untuk memelihara, pengembangan dan pengawasan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan koleksi yang mendukung penyeleksian, pemesanan, pengadaan, pelabelan, pengatalogan, dan kontrol sirkulasi koleksi perpustakaan. Sistem tersebut paling tidak harus mendukung fungsi-fungsi kegiatan manajemen perpustakaan sebagai berikut:
1. Pemesanan dan pengadaan (mencakup kegiatan: pemesanan; penerimaan; penolakan; penghitungan keuangan; enquires status pemesanan; laporan dan statistik pengadaan).
2. Pengatalogan (meliputi: entri data; kontrol kepengarangan; downloading rekod dari basis data lain).
3. OPAC atau bentuk katalog lainnya (meliputi: akses secara online; antarmuka akses secara umum; bentuk katalog lainnya; akses internet; akses dari pengguna jauh melalui internet).
4. Kontrol sirkulasi (meliputi: parameter-parameter tentang kebijakan peminjaman, waktu buka layanan dll.; peminjaman; waktu pengembalian; perpanjangan; denda; pemeliharaan; peminjaman jangka pendek; pemeliharaan berkas peminjam, enqiuries yang berhubungan dengan para peminjam atau status dari tiap itemnya; surat peringatan; laporan dan statistik penggunaan koleksi yang ada).
5. Kontrol serial ( meliputi: pemesanan untuk berlangganan; penerimaan isu-isu secara tersendiri; penolakan; penjilidan dan kontrolnya; penghitungan keuangan; pengatalogan; kontrol sirkulasi; enquires berhubungan dengan serial; laporan dan statistik).
6. Informasi manajemen (meliputi: berbagai macam laporan dan statistik; alat-alat yang diperlukan untuk menganalisa informasi secara statistik).
7. Pinjam antar perpustakaan (hampir sama dengan kontrol sirkulasi, tapi biasanya pilihannya lebih sedikit).
8. Informasi komunitas (meliputi: entri data; akses secara online; antarmuka akses publik).
F. Audit Informasi
Istilah audit informasi diperkenalkan oleh Elizabeth Orna dalam Practical information policies; how to manage information flow in organizations (1990) dan St. Clair Guy dalam Customer service in the information environment (1993), sebagai komponen yang terintegrasi dalam pengembangan kebijakan informasi terutama dalam rangka pengembangan strategi informasi. Proses audit informasi ini digambarkan sebagai cara yang efektif untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi organisasi, memetakan arus informasi dari dalam dan luar, mengembangkan komunikasi antara professional informasi dengan para pekerja, pemasaran layanan informasi dan pengembangan profil perpustakaan dalam organisasi (Henczel, 2001: 13).
Salah satu definisi mengenai audit informasi dari perspektif pengguna perpustakaan dinyatakan oleh Sharon LaRosa ( dalam Henzel, 2001), ia mendefinisikan audit informasi sebagai sebuah metode untuk mengeksplorasi dan menganalisa perpustakaan yang mempunyai ragam pengguna dalam melakukan kegiatannya secara strategis, dan menentukan peluang-peluang jasa dalam menghadapi para penggunanya. Audit informasi, yang timbul dari pertanyaan tentang dimana dan bagaimana para pengguna menemukan dan menggunakan informasi, memberikan perpustakaan pengertian yang lebih baik akan kebutuhan sekarang dan masa datang dari para penggunanya, dimana pada gilirannya akan menolong perpustakaan itu sendiri dalam menentukan arahan strategis yang paling tepat.
Definisi-definisi tersebut mempunyai beberapa implikasi yang penting dalam pengelolaan informasi sebuah organisasi, antara lain:
1. Tujuan audit informasi adalah untuk menemukan bagaimana organisasi menggunakan informasi untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasinya. Jadi titik awalnya ada pada tujuan-tujuan organisasi tersebut, kemudian berimplikasi terhadap informasi yang dibutuhkan dan bagaimana informasi ini digunakan dalam memenuhi tujuan-tujuan tersebut. Pertimbangan tujuan-tujuan bisnis sebagai titik awal pelaksanaan audit ini akan menghasilkan sebuah pernyataan dasar tentang “Bagaimana seharusnya” informasi digunakan, dan hal ini akan memberikan petunjuk dari mana audit ini dimulai.
2. Proses audit ini sebagai suatu kegiatan dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang tepat untuk menemukan “Bagaimana hal yang terjadi sebenarnya” dalam menjawab kerangka permasalahan yang ada.
3. Keluaran audit ini terdiri dari hasil pencocokan antara bagaimana yang seharusnya terjadi dengan bagaimana yang terjadi sekarang.
4. Keluaran audit merupakan kegiatan penafsiran terhadap hasil pencocokan tersebut, dan memutuskan bagaimana penggunaan informasi organisasi kepada yang lebih mendekati tujuan yang dibutuhkannya (Orna, 1999: 70).
G. Metodologi Audit Informasi
Ada beberapa metodologi audit informasi yang dapat diterapkan dalam sebuah organisasi, di mana pelaksanaannya sangat tergantung kapada cakupan dan tujuan organisasi bersangkutan. Guenter (2004: 470) mengungkapkan bahwa, “There is really no formal rules, tools, or methods on how it should be conducted. The purpose of your audit and the structure or your own organization will directly determine its design and scope”.
Pernyataan Guenter ini mengisyaratkan bahwa untuk menentukan aturan, alat bantu, atau metode-metode formal tentang bagaimana seharusnya audit informasi ini dilaksanakan, maka desain dan cakupannya akan didasarkan pada tujuan audit dan struktur organisasi bersangkutan.
Henczel (2001: 17) menggambarkan komponen-komponen pelaksanaan audit informasi ke dalam tujuh tahap seperti tertera dalam gambar di bawah ini. Model tersebut dapat dikurangi atau ditambah sesuai dengan tipe organisasi, sumber-sumber yang tersedia dan alasan-alasan dalam pelaksanaan audit informasi tersebut.
Gambar 7. Model Tahapan Audit Informasi (sumber: Henczel, 2001: 17)
Tahap pertama, perencanaan, yaitu proses yang menggambarkan bagaimana memulai perencanaan audit informasi. Tahapan ini yang paling menentukan berhasil tidaknya audit informasi ini dilakukan. Dalam tahapan ini terdiri dari beberapa langkah yang harus dilaksanakan, yaitu: (i) menentukan tujuan yang jelas; (ii) menentukan cakupan audit dan alokasi sumbernya; (iii) memilih metodologi; (iv) mengembangkan strategi komunikasi; (v) mendaftar dukungan manajemen (termasuk persiapan kasus bisnisnya).
Tahapan kedua, pengumpulan data, yaitu proses yang menggambarkan bagaimana mengembangkan sebuah basis data sumber-sumber informasi, dan kemudian harus menentukan metode pengumpulan data, di antaranya: kuesioner, wawancara fokus pada grup dan wawancara personal.
Tahapan ketiga, analisa data, yaitu proses yang melihat pada tiga jenis (langkah) analisa yang diperlukan. Langkah pertama menganalisa data di dalam basis data informasi. Kedua pemetaan arus informasi. Dan, ketiga analisa survey tambahan. Tahapan ini mencakup persiapan data, penginputan dan pengeditan data dan berbagai macam cara di mana data dapat dianalisa dan memperkenalkan perangkat lunak yang dapat membantu analisa baik secara kuantitatif maupun kualitatif.
Tahapan keempat, evaluasi data, yaitu proses yang mendiskusikan evaluasi dan interpretasi data dalam kontek organisasi dan menganjurkan beberapa cara di mana temuan-temuan dapat digunakan untuk mengembangkan strategi-strategi dan memformulasikan rekomendasi, di antaranya: mengevaluasi kemungkinan adanya gap dan duplikasi; menginterpretasikan arus informasi; mengevaluasi permasalahan; memformulasikan rekomendasi; mengembangkan rencana kerja untuk melakukan perubahan.
Tahapan kelima, mengkomunikasikan temuan-temuan dan rekomendasi, yaitu proses yang menguji semua isu yang penting untuk dikomunikasikan dan direkomendasikan kepada stakeholder. Ada berbagai macam pilihan yang tersedia untuk mempresentasikan temuan-temuan dan rekomendasi hasil audit tersebut: laporan tertulis, presentasi dan seminar secara lisan, melalui situs organisasi atau umpan balik secara pribadi dari partisipan dan stakeholder.
Tahapan keenam, menerapkan rekomendasi, yaitu proses yang menghubungkan temuan-temuan dengan penerapan rekomendasi dan menganjurkan cara-cara untuk meningkatkan kesempatan penerapan yang berhasil. Pada tahapan ini memperkenalkan kebijakan informasi sebagai sebuah alat untuk mengkoordinasi bagaimana informasi dikelola di dalam organisasi tersebut
Tahapan ketujuh, audit informasi sebagai proses berkesinambungan, yaitu proses yang melihat bagaimana proses audit informasi ini dapat dilaksanakan secara reguler untuk menjaga keseimbangan perubahan kebutuhan informasi organisasi.
H. Studi Kasus Pelaksanaan Audit Informasi di Perpustakaan
Studi kasus pelaksanaan audit informasi di perpustakaan ini mengangkat hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis dengan judul PELAKSANAAN AUDIT INFORMASI SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN UIN JAKARTA: STUDI KASUS KEGIATAN PENGADAAN KOLEKSI. Pada penelitian ini penulis berasumsi bahwa hasil keluaran (output) sistem informasi terotomasi perpustakaan UIN Jakarta berbasis CDS/ISIS belum memenuhi kebutuhan informasi bagi fungsi kegiatan pengadaan koleksi perpustakaan yang selama ini berlangsung. Kasus ini mengakibatkan adanya kesenjangan dan duplikasi informasi baik di antara fungsi-fungsi kegiatan manajemen, maupun antara pihak manajemen dengan pengguna perpustakaan. Dalam memenuhi kebutuhan tersebut, perpustakaan UIN Jakarta telah merencanakan untuk mengembangkan sistem informasi perpustakaan terintegrasi berbasis web. Sebelum pengembangan sistem ini berlangsung pada tahap desain secara umum, maka perlu dilakukan analisa kebutuhan dan penggunaan informasi bagi pihak manajemen dan pengguna perpustakaan.
Kesimpulan yang dapat digali dari tahapan-tahapan pelaksanaan audit informasi sistem informasi perpustakaan UIN Jakarta ini, yaitu:
1. Penerapan program SIPISIS di perpustakaan UIN Jakarta ini merupakan suatu pilihan (keputusan) yang kurang tepat karena tidak sesuai dengan tujuan-tujuan yang ingin dicapai sebagaimana tercantum dalam buku Rencana Induk Pengembangan IAIN Syarif Hidayatullah Jakarta tahun 1999/2000-2003/2004 dan Konsep Integral Pengembangan Perpustakaan IAIN Syarif Hidayatullah Menuju Perpustakaan Riset Terpadu. Dalam buku tersebut sudah jelas bahwa tujuan yang ingin dicapai dalam pengembangan sistem informasi terotomasi perpustakaan UIN Jakarta adalah untuk mendukung fungsi-fungsi kegiatan yang ada di bagian pengadaan, pengolahan, sirkulasi, pemeliharaan, dan referensi. Sedangkan program SIPISIS, sebagaimana dijelaskan dalam buku panduannya, telah dikembangkan hanya untuk mendukung fungsi kegiatan pengolahan dan sirkulasi.
2. Pelaksanaan audit informasi sistem informasi perpustakaan UIN Jakarta dapat menggambarkan bahwa kebutuhan informasi bagi pihak manajemen dan pengguna perpustakaan dalam kegiatan pengadaan koleksi adalah: (1) pada pihak manajemen tingkat atas dibutuhkan informasi tentang daftar usulan bahan pustaka, jumlah ketersediaan koleksi yang dimiliki (ada, rusak, dijilid, hilang, disisihkan), jumlah keterpakaian koleksi, jumlah permintaan koleksi, dan jumlah dana yang tersedia untuk pengadaan koleksi; (2) pada pihak manajemen tingkat bawah kebutuhan informasi yang berhubungan dengan kegiatan pengadaan koleksi ini meliputi informasi daftar koleksi yang dimiliki (judul, pengarang, penerbit, tahun terbit, subyek, jumlah, harga), daftar koleksi rusak, dijilid, hilang, disisihkan (nomor induk, judul, pengarang, penerbit, subyek, copy), daftar peminjaman koleksi (nomor induk, judul, pengarang, subyek, volume, copy), daftar permintaan koleksi (judul, pengarang, penerbit, tahun terbit, subyek, harga), daftar koleksi wajib dan anjuran tiap program studi (judul, pengarang, penerbit, tahun terbit, subyek, jumlah, harga), daftar terbitan ilmiah dan populer penunjang kegiatan perkuliahan (judul, pengarang, penerbit, subyek, harga), daftar pemesanan koleksi dari suplier (judul, pengarang, penerbit, subyek, jumlah, harga), dan daftar usulan koleksi yang tertunda (judul, pengarang, penerbit, subyek, jumlah, harga); (3) pada pihak pengguna perpustakaan informasi yang dibutuhkan berupa informasi koleksi yang dimiliki (berdasarkan judul, pengarang, penerbit, subyek, dan kata kunci), informasi status koleksi (ada, dipinjam, rusak, hilang, atau dipesan), informasi daftar isi (abstrak) koleksi, informasi permintaan koleksi (judul, pengarang, penerbit, subyek, kata kunci), informasi peminjam koleksi (data peminjam dan data peminjaman tiap anggota), dan ketersedian informasi 1 sampai 5 dalam jaringan lokal (LAN) dan yang lebih luas (WAN) dengan fasilitas OPAC berbasis WEB.
3. Analisa data pelaksanaan audit informasi sistem informasi perpustakaan UIN Jakarta menggambarkan bahwa penggunaan informasi pada pihak manajemen tingkat atas adalah untuk menetapkan pemesanan koleksi untuk tahun anggaran yang akan datang. Sedangkan pada pihak manajemen tingkat bawah kebutuhan informasi yang berhubungan dengan pengadaan koleksi ini digunakan untuk menganalisa jumlah-jumlah tentang ketersediaan, peminjaman, permintaan, kebutuhan koleksi wajib dan anjuran, dan usulan yang tertunda pada tahun sebelumnya. Adapun pada pihak pengguna perpustakaan, informasi yang berhubungan dengan pengadaan koleksi ini digunakan untuk: menunjukan dan memudahkan pencarian koleksi apa yang dimiliki perpustakaan tersebut dari segi pengarang, judul, subyek atau data bibiliografi lainnya; mengetahui keberadaan koleksi apakah ada di rak, dipinjam, diperbaiki, rusak, hilang, masih diolah, atau baru dipesan; mengetahui isi atau pokok bahasan yang ada pada tiap- tiap koleksi; mengajukan permintaan koleksi baru yang belum dimiliki; mengetahui informasi peminjam lengkap dengan alamat atau data lainnya yang bisa dihubungi dan/atau peminjaman tiap anggota yang dapat diakses dalam jaringan lokal (LAN) dan yang lebih luas (WAN) dengan fasilitas OPAC berbasis WEB.
4. Hasil evaluasi dari data yang diperoleh mengenai kebutuhan dan penggunaan informasi dalam sistem informasi terotomasi perpustakaan UIN Jakarta ini memberikan gambaran adanya permasalahan kesenjangan dan penyumbatan informasi pada pihak manajemen dan pengguna perpustakaan dalam kegiatan pengadaan koleksi. Salah satu di antaranya adalah terjadinya kesenjangan informasi (gap) dalam arus informasi dari pengguna perpustakaan kepada pihak manajemen dalam kegiatan pengadaan yang berhubungan dengan permintaan koleksi baru. Selain itu ada juga masalah duplikasi penggunaan (penginputan) data bibliografi yang terjadi di beberapa fungsi kegiatan yang ada. Hal ini menunjukkan bahwa sistem informasi terotomasi yang diterapkan di perpustakaan UIN Jakarta ini belum bisa mendukung tujuan-tujuan sebagaimana yang direncanakan dalam buku Konsep Integral yang telah dirumuskannya. Hal ini dapat dibuktikan dengan tidak tersedianya informasi-informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen dan pengguna perpustakaan yang berhubungan dengan kegiatan pengadaan koleksi. Selain itu terdapat duplikasi dokumen-dokumen yang berhubungan dengan data-data bibiliografi di beberapa fungsi kegiatan yang ada. Dari hasil evaluasi ini maka dapat disimpulkan bahwa kegiatan pengadaan koleksi di lingkungan perpustakaan UIN Jakarta ini belum berhasil dilakukan secara efektif dan efisien. Hal ini terjadi karena pelaksanaan pengadaan koleksi masih didasarkan atas asumsi kebutuhan dan bukan atas dasar kebijakan yang disusun berdasarkan ketersediaan dan keterpakaian koleksi yang selayaknya sudah disediakan oleh sistem yang diterapkan. Dengan demikian sistem informasi terotomasi perpustakaan UIN Jakarta berbasis SIPISIS ini perlu dikembangkan lagi dengan bantuan program pendukung lain atau diganti dengan program baru lainnya yang sudah berbasis WEB. Hal ini dilakukan dalam rangka memenuhi kebutuhan dan penggunaan informasi bagi pihak manajemen dan pengguna perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pelaksanaan pengadaan koleksi ini.
5. Beberapa rekomendasi yang dihasilkan dari pelaksanaan audit informasi sistem informasi perpustakaan UIN Jakarta pada pihak manajemen dan pengguna perpustakaan dalam kegiatan pengadaan koleksi adalah (1) sistem informasi perpustakaan yang akan dikembangkan harus dapat menghasilkan keluaran-keluaran (informasi) bagi kepentingan manajemen tingkat atas dalam menetapkan daftar pemesanan koleksi untuk tahun anggaran akan datang, yaitu berupa daftar usulan koleksi tahun anggaran yang akan datang dan beberapa laporan ringkas mengenai jumlah ketersediaan, keterpakaian, dan permintaan koleksi; (2) sistem informasi perpustakaan yang akan dikembangkan harus dapat memenuhi kebutuhan dan penggunaan informasi pada manajemen tingkat bawah dalam kegiatan pengadaan koleksi dengan mengembangkan sebuah basis data yang dapat mengintegrasikan fungsi-fungsi yang ada mulai dari proses pengadaan, pengolahan, sirkulasi, dan pemeliharaan. Dengan tersedianya basis data yang terintegrasi ini diharapkan dapat menghasilkan informasi (output) berupa daftar ketersediaan koleksi (ada, rusak, dijilid, hiling, disisihkan, dan dipesan), daftar keterpakaian koleksi yang dimiliki, daftar permintaan koleksi wajib dan anjuran, daftar pemesanan koleksi, daftar usulan tertunda, dan daftar terbitan ilmiah dan populer dari para penerbit atau suplier; (3) sistem informasi yang akan dikembangkan harus dapat memenuhi kebutuhan para pengguna perpustakaan baik dalam jaringan lokal (LAN) maupun yang lebih luas lagi (WAN) dengan fasilitas OPAC berbasis WEB yang dapat menyediakan keluaran (output) berupa informasi koleksi yang dimiliki (dengan pendekatan pengarang, judul, subyek, dan kata kunci), informasi mengenai status koleksi (ada, rusak, dipinjam, dijilid, hilang, disisihkan, atau dipesan), informasi peminjam yang bisa dihubungi, dan informasi atau fasilitas permintaan koleksi yang dibutuhkan.
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. (1977). Manajemen Sistem Informasi. Cet.4 ,(2003). Jakarta: Gramedia Pustaka.
Arif, Ikhwan. (2004). “Konsep dan Perencanaan dalam Automasi Perpustakaan”. Makalah seminar dan workshop sehari Membangun Jaringan Perpustakaan Digital dan Automasi Perpustakaan menuju Masyarakat Berbasis Pengetahuan. Malang: Universitas Muhammadiyah Malang, 4 Oktober 2004.
Cohn, John M. (2001). Planning for Integrated Systems and Technologies: a how-to-do-it manual for librarians. New York: Neal-Schuman Publishers, Inc.
Davis, Gordon B. (1999). Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo.
Guenther, Kim. (2004). Conducting an Information Audit on your Intranet. ONLINE, September/Oktober 2004. www.onlinemag.net. 11/1/2006.
Hartono, Yogiyanto. (1999). Analisa & Design Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta: ANDI Yogyakarta.
Henczel, Susan. (2001). The Information Audit as a First Step towards Effective Knowledge Management. International Contributed Papers. SLA Publishing, Washington DC. Tersedia di http://forge.fh-potsdam.de/~IFLA/INSPEL/00-3hesu.pdf. Diakses tanggal 5/12/2005.
____________. (2001). The Information Audit: a practical guide. Munchen: Saur.
____________. (2004). Creating User Profiles to Improve Information Quality. ONLINE, Mei/Juni 2004. Tersedia di www.onlinemag.net . 11/1/2006.
____________. (2005). To be truly accountable to your clients, identify their needs. Information Outlook. Feb, 2005. Tersedia di http://www.findarticle.com/p/articles/mi_mOFWE/is_2_9/ai_n13787592/. Diakses tanggal 13/11/2005.
Herlambang, Soendoro dan Tanuwijaya, Haryanto. (2005). Sistem Informasi: konsep, teknologi dan manajemen. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu.
Lancaster, F.W. (1988). If you want to evalute your library... London: The Library Association.
Laudon, Kenneth C. dan Laudon, Jane Price. (1995). Information Systems: a problem solving approach. Forth Worth: Dryden Press.
Marchionini, Gary. (1995). Information Seeking in Electrinic Environments. Cambridge: Cambridge University Press.
Nurwono, Yuniarto. (1994). Manajemen Informasi Pendekatan Global. Jakarta: Elex Media Komputindo.
Oetomo, Budi Sutejo Dharma. (2002). Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI Yogyakarta.
OICT. (2005). Information Management – Framework Guidline. Department of Commence Australia www.oit.nsw.gov.au/content/2.3.12-IM-Audit.asp. 13/11/2005
Orna, Elizabeth. (1999). Practical Information Policies. Vermon: Gower.
Ramjaun, Ibrahim. (2000). The Information Audit: a tool for visionary organisations. PROSI Magazine. No. 379 (Agustus 2000). Hal. 1-7. Tersedia di http://www.ingentaconnect.com/content/routledg/epri/2003/00000012/00000004/art00006. Diakses tgl. 13 Juni 2006.
[u1]Cek dan lengkapi
Langganan:
Postingan (Atom)