MERINTIS OTOMASI PERPUSTAKAAN MADRASAH:
Kerangka Pengembangan Model Pengelolaan Database Perpustakaan Madrasah Berbasis Microsoft Access
-------------
OLEH:
ADE ABDUL HAK
Pendahuluan
Peningkatan mutu pendidikan merupakan sasaran pembangunan di bidang nasional dan merupakan bagian integral dari upaya peningkatan kualitas manusia Indonesia secara kaffah (menyeluruh). Pemerintah dalam hal ini Menteri Pendidikan Nasional telah mencanangkan “Gerakan Peningkatan Mutu Pendidikan” pada tanggal 2 Mei 2002; dan lebih berfokus lagi setelah diamanatkan dalam Undang-Undang Sisdiknas (2003) bahwa tujuan pendidikan nasional adalah …untuk mencerdaskan kehidupan bangsa (E. Mulyasa, 2003:29).
Pada masa krisis ekonomi yang melanda Indonesia telah banyak menyebabkan terjadinya pembatalan program-program pembangunan, baik yang telah direncanakan, bahkan program-program yang tengah berjalan. Hal ini juga tidak dapat dielakan dalam program-program peningkatan mutu pendidikan, terutama masalah pengembangan perpustakaan. Padahal keberadaan perpustakaan bagi sebuah lembaga pendidikan merupakan suatu keharusan. Ahmad Saefudin (1999; 10) menyatakan bahwa di dunia Barat perpustakaan dianggap sebagai suatu bagian yang penting yang tidak bisa dipisahkan dari kehidupan mereka bahkan ada yang berpendapat sebagai lambang kesuksesan kerja suatu instansi atau organisasi, di Indonesia pada saat ini masih jarang yang berpendapat seperti itu.
Rendahnya tingkat apresiasi tersebut juga merupakan penyebab yang memposisikan perpustakaan dan pustakawan yang ada di lembaga pendidikan, terutama di tingkat pendidikan dasar dan menengah, tidak mampu menyesuaikan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi. Sebenarnya peranan mereka dalam menentukan kualitas pendidikan , tidak diragukan, sangat strategis sekali. Banyak di negara maju dan beberapa negara berkembang lainnya yang telah sadar benar tentang pentingnya peran perpustakaan dan pustakawan telah benar-benar merasakan terhadap manfaatnya perpustakaan dalam meningkatkan kualitas pendidikan bagi para pelajar maupun mahasiswa hingga tenaga pengajarnya (Pungki Purnomo, 2000; 130).
Ketertinggalan dan keprihatinan kita terhadap kualitas pendidikan di tanah air bila dibandingkan dengan beberapa negara berkembang lainnya merupakan keprihatinan yang sangat serius karena berkaitan dengan masa depan anak bangsa kita ditengah persaingan global. Kadang persoalan perpustakaan sangatlah komplek, mulai dari persoalan dana, sumber daya manusia, birokrasi dan lain-lainnya, yang semua itu bisa membuat para pustakawan merasa putus asa dan tidak antusias lagi terhadap pekerjaannya.
Terlepas dari permasalahan di atas, para pengelola perpustakaan tidak bisa hanya mengeluh, contohnya dalam proses rutinitas pengelolaan sistem manajemen perpustakaan yang cukup membosankan. Perkembangan teknologi informasi, terutama dalan dunia komputer, sedikit tidak telah banyak membantu mengurangi kejenuhan, dan tentunya untuk meningkatkan kualitas kerja para pustakawan di era informasi ini. Untuk keperluan pengelolaan basis data perpustakaan, telah banyak beredar perangkat keras dan perangkat lunak yang bisa didapatkan dengan mudah. Yang menjadi masalah adalah bagaimana mencari solusi yang paling praktis dan hemat menggunakan perangkat teknologi yang sudah dimiliki ini untuk pengelolaan database perpustakaan secara optimal.
Database Berbasis Microsoft Access
Mengapa database berbasis Microsoft Access? Ini adalah salah satu pertanyaan yang mungkin muncul dibenak kita. Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah database yang canggih, yang digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah (LPKBM Madcoms, 2001; 3)
Banyak kemudahan yang akan kita peroleh jika bekerja dengan Microsoft Access, selain mudah menemukan perangkat lunak ini, karena satu paket dalam program applikasi Microsoft Office yang bisa didapatkan ketika membeli perangkat komputer “built up” (sudah ada legalitas pemasangannya), kita dapat dengan mudah melakukan penyortiran, pengaturan data, pembuatan label dan serta pembuatan laporan kegiatan sehari-hari lainnya.
Evan Callahan (2000; xiii) menyatakan bahwa Access telah mengagetkan dunia database dengan kemudahan penggunaannya untuk menyimpan dan mengambil informasi. ... access juga mungkin adalah aplikasi yang paling produktif untuk membuat aplikasi database.
Secara sederhana database ( basis data ) dapat diungkapkan sebagai suatu pengor-ganisasian data dengan bantuan komputer yang memungkinkan data dapat diakses dengan mudah dan cepat. Dalam hal ini, pengertian akses dapat mencakup persoalan data maupun pemanipulasian data seperti menambah serta menghapus data ( Abdul Kadir, 2003; 2).
Lebih jauh lagi Abdul Kadir (2003; 3) mengatakan bahwa Microsoft Access merupakan salah satu contoh produk RDBMS (Relational Database Management System) yang sangat populer di lingkungan Windows. Perangkat lunak ini menyediakan fasilitas yang memudahkan dalam mengelola database, melakukan query, membuat form, membuat laporan, dan lain-lain.
Microsoft Access selalu mengalami perkembangan sejalan dengan perkembangan aplikasi Microsoft Office, dari mulai versi 3.1 sampai makalah ini di buat Microsoft Access telah mengalami beberapa perkembangan hingga sekarang dengan nama Microsoft Access 2003 atau yang lebih dikenal dengan Office 2003-nya. Pemakai program Microsoft Access dapat saling tukar data antar sesama aplikasi karena didukung oleh teknologi Object Linking and Embedding (LPKBM Madcoms, 2001; iii)
Dalam proses pembuatan database, kita akan mengenal beberapa tipe data yang terdapat pada Microsoft Access. Tipe-tipe data itu dapat kita lihat pada tabel berikut ini.
Tipe Data
Keterangan
Ukuran
Teks
Merupakan tipe bawaan yang akan dipilihkan oleh Microsoft Access ketika suatu field baru diciptakan. Tipe ini digunakan untuk menyatakan teks atau data yang bisa mengandung huruf, angka dan karakter-karakter yang lain seperti tanda * dan &. Contoh pemakaiannya antara lain untuk nama orang, alamat, dan bahkan angka yang tidak dimaksudkan untuk hitung (misalnya nomor telepon)
Maksimal terdiri atas 225 karakter.
Memo
Merupakan tipe data teks yang berukuran besar.
Dapat mencapai 65.535 karakter
Number
Merupakan tipe data untuk suatu nilai bilangan yang bisa dihitung. Ada bermacam-macam pilihan lebih lanjut untuk nilai ini.
1,2,3,8 atau 16byte tergantung tipenya.
Date/Time
Nilai jam dan tanggal dimulai dari tahun 100 sampai 9999
8 byte
Currency
Merupakan tipe data untuk nilai uang. Keakuratan sampai 15 digit di sebelah kiri tanda pecahan dan 4 digit disebelah kanan tanda pecahan.
8 byte
AutoNumber
Menyatakan nilai yang urut. Nilai dibangkitkan oleh Microsoft Access dan tak dapat diubah oleh pemakai.
4 byte.
Yes/No
Menyatakan data yang hanya memiliki dua kemungkinan saja. Contoh benar atau salah, pria atau wanita
1 bit
OLE Object
Menyatakan data objek seperti lembar kerja Excel, dokumen Word yang dihubungkan atau dilekatkan ke Microsoft Access.
Samapai 1 gigabyte
Hyperlink
Menyatakan data alamat hyperlink (misalnya digunakan sebagai alamat Web atau untuk melompat ke Word)
Sampai 2048 karakter.
Lookup Wizard
Memungkinkan berhubungan dengan nilai pada tabel lain melalui fasilitas kotak daftar (list box) atau kotak kombo (combo box).
Biasanya 4 byte.
Sebagai contoh, jika kita bermaksud membuat field bernama Judul, maka tipe data yang perlu digunakan adalah Text, tetapi jika kita bermaksud membuat field Abstrak buku, perlu menggunakan tipe Memo, karena tipe ini memungkinkan efesiensi jumlah karakter yang tidak terpakai bila kita menggunakan tipe Text.
Model Pengembangan Database Perpustakaan
Untuk mengembangkan model database perpustakaan, kita bisa merujuk kepada beberapa standar yang bisa mewakili beberapa cantuman sesuai dengan peraturan pengatalogan (AACR2), diantaranya INDOMARC atau DUBLIN CORE. Selanjutnya adalah bagaimana menerjemahkan konsep-konsep dasar tersebut ke dalam tabel yang kita butuhkan. Sekali lagi yang perlu kita ingat adalah model database Microsfot Acces bisa menguhungkan (relationship) antar tabel, sehingga hal ini akan mempermudah proses pengolahan data selanjutnya.
Sebagai contoh, kita dapat melihat beberapa tabel berikut hubungannya di bawah ini.
Tabel di atas terdiri dari tabel Kepengarangan; tabel Penerbit; tabel Subyek; tabel Judul; tabel Buku_Induk; tabel Peminjaman; dan tabel Anggota.
Sebagai gambaran, tabel Judul mempunyai hubungan dengan beberapa tabel, salah satu di antaranya adalah tabel Kepengarangan, artinya ketika tabel judul membutuhkan data pengarang ,pengguna bisa dengan mudah memilih pengarang dari tabel kepengarangan dengan menggunakan fasilitas combo di tabel judul. Demikian seterusnya dengan tabel-tabel lainnya yang saling berhubungan.
Kemudian dari tabel-tabel yang kita buat tadi, kita bisa memanfaatkan fasilitas Form untuk memudahkan pemasukan data. Berikut ini beberapa contoh form dan report yang di buat dari tabel tersebut.
Form 1. Form ini merupakan menu utama sebagai pintu gerbang untuk aplikasi Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan yang terdiri dari menu Administrasi, Pengolahan, Sirkulasi, Penelusuran, Backup Data, dan Keluar Program.
Form 2. Form yang merupakan bagian tugas dari bagian pengadaan. Form ini berisi format isian untuk input penerimaan data buku baru, dengan format ini kita bisa mencari langsung apakah judul buku yang masuk itu sudah ada atau belum, jika sudah ada tinggal menambahkan nomor induk untuk copy baru tersebut, tapi kalau memang belum ada petugas harus memasukan data buku tersebut dengan beberapa kemudahan karena format ini dirancang semudah mungkin, yaitu bisa digunakan oleh operator atau pustakawan yang tidak begitu mahir dalam bidang komputer.
Form 3 adalah form untuk pengolahan (katalogisasi). Format dalam form ini akan memudahkan pengguna untuk menginput data. Subyek yang dibutuhkan tinggal dipilih dari fasilitas combo, sehingga kontrol untuk format subyek dan kelas akan lebih mudah dilaksanakan. Selain itu, data untuk Judul, Pengarang, dan Penerbit, tidak perlu diinput lagi di sini karena sudah ditransfer secara langsung dari bagian pengadaan. Selanjutnya tinggal mengisikan data ciri-ciri fisik, kategori buku, dan ringkasan buku. Dari form ini pula kita bisa langsung mencetak label buku yang diperlukan, seperti contoh di samping ini. Label ini langsung dapat dicetak karena sudah direlasikan secara khusus untuk tiap-tiap judul buku secara mandiri, dan akan ditampilkan terlebih dahulu dengan menggunakan fasilitas report.
Model pengembangan berikutnya adalah bagaimana kita bisa mengunakan fasilitas query dari tabel-tabel tersebut. Contoh di bawah ini adalah query untuk katalog atau pencarian informasi untuk data-data yang sudah kita masukan ke dalam database. Dengan fasilitas query ini, kita dapat dengan mudah mendesain pola-pola pencarian data sesuai dengan kebutuhan.
1
2
4
3
Gambar 1, menunjukan pemilihan item (field) dari beberapa tabel yang ada, dan hasilnya hanya akan memunculkan informasi yang dibutuhkan di dalam katalog seperti pada gambar 4. Sebelum sampai ke tampilan gambar 4 tadi, penguna disediakan terlebih dahulu beberapa kemungkinan alternatif pencarian, apakah lewat pencarian kepengarangan, judul, subyek, atau kelas, seperti pada gambar 2 dan 3. Dalam hal ini, kita diharuskan membuat beberapa form tersebut dengan menggunakan fasilitas tabel, query, dan form. Lebih jauh lagi, jika database kita mencakup beberapa jenis koleksi, maka untuk menu katalog harus dibuatkan dengan beberapa alternatif pangkalan data, seperti contoh gambar ini.
Selanjutnya adalah bagaimana mengembangkan Microssft Acces ini untuk proses sirkulasi. Kita bisa membuat form sirkulasi dengan mengunakan fasilitas subform yang disediakan Access. Dengan fasilitas subform ini, kita bisa menampilkan data anggota dan data buku pinjaman dalam satu form saja, sehingga hal ini akan lebih memudahkan pengontrolan bagi petugas sirkulasi, ketika melayani proses peminjaman dan pengembalian buku. Dengan form ini pula kita bisa melihat berapa jumlah buku yang dipinjam sekaligus data tentang tanggal pengembalian dan jumlah denda yang harus dibayar oleh pengguna tersebut bila terlambat mengembalikan pinjamannya.
Satu lagi yang tak kalah pentingnya adalah fasilitas Chart Wizard. Dengan menggunakan fasilitas ini kita dapat secara otomatis membuat statistik berbagai macam kebutuhan yang diperlukan dalam pengelolaan data-data perpustakaan. Sebagai contoh, ini adalah statistik untuk mengetahui jumlah anggota dari tiap jurusan berdasarkan jenis kelamin.
Penutup
Dari gambaran di atas dapat disimpulkan bahwa dengan kemauan dan kemajuan teknologi komputer sekarang ini, penggunaan komputer sudah sedemikian mudahnya, komputer tidak hanya digunakan oleh para progammer saja, tetapai para pustakawan pun bisa memanfaatkan. Berdasarkan fakta ini, maka sudah saatnya para pustakawan yang ada di lembaga pendidikan memanfaatkan penggunaan komputer yang tersedia secara optimal dalam pengelolaan basis data perpustakaannya.
Pengembangan database perpustakaan, salah satunya dengan menggunakan Microsoft Access, akan mengatasi beberapa masalah seperti redudansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user, masalah integrasi, dan masalah keamanan data dengan tampilan yang cukup menarik. Tentunya semua usaha itu diusahakan demi kemajuan dan mengangkat citra perpustakaan dan pustakawan yang ada di lembaga pendidikan itu sendiri.
Buku Rujukan
Abdul Kadir.( 2003). Penuntun praktis belajar database menggunakan microsfot access. Yogyakarta: ANDI Yogyakarta.
Callahan, Evan. (2000). Peranti untuk belajar sendiri microsoft access 2000: visual basic for application fundamentals. Jakarta: Elex Media Komputindo.
Purnomo, Pungki. (2000). Era otonomi pendidikan: saat tepat untuk mereposisi peran perpustakaan di dunia pendidikan, Al-Maktabah. Vol.2.,No.2. (Oktober 2000), hal. 129-136.
LPKBM Madcom. (2001). Panduan lengkap microsoft access 2000. Yogyakarta: ANDI Yogyakarta.
Mulyasa, E.( 2003). Manajemen berbasis madrasah, INOVASI Kurikulum. Edisi IV (Tahun 2003), hal. 29-35.
Saefudin, Ahmad. (1999). Pemanfaatan sumber informasi elektronik di internet oleh perpustakaan, BACA. Vol.24, No.3-4 (Sep-Des. 1999), hal. 10-12.
“Where there is a will, there is a way.”
